Page 161 - 新时期档案工作理论与实践研究

第六章 学校和学生的档案管理

医学生都存在不同的年份选导师然后发表论文或综述、个案、专利等不同的具体
情况。传统纸质版的档案往往没有医学生选导师换导师、发表论文情况、获得证
书情况等信息。有的同学在毕业时论文还没有完全发表，有的同学又十分优秀、

已经发表影响因子较高的 SCI 论文，有的同学毕业之前已经通过国家考试获得执
业医师资格证或规培证，但传统档案里没有这些内容，不能突出档案的个性化。
建立信息数据库以后各个班级的辅导员应该及时把班上同学的选导师情况、发表
论文情况和执业医师资格证书等情况及时发给档案管理员输入数据库，这样在医

学生没有找到满意的单位之前，医学院可以给用人单位提供学生的学术材料，实
现学校与社会的衔接。
3. 需要注意的问题
在建立学籍档案的信息数据库时，首要且至关重要的任务是制定并严格执行

学籍档案的信息安全条例，以确保数字化学籍档案管理的科学性和伦理性。为此，
我们必须采取一系列严格的安全措施。
首先，数据库所用的电脑必须专门配置，并仅限于学籍档案管理使用，不得
用于其他任何用途。这样可以避免潜在的安全风险，确保数据的安全与稳定。

其次，为了防止未授权访问和数据泄露，数据库电脑的管理权应由至少两人
共同掌握。这意味着密码的设定、电脑的开机和关机都需要两人共同操作，形成
相互监督和制约的机制。
此外，我们还应定期维护计算机的软硬件安全，确保数据库系统的正常运行

和数据的安全存储。这包括定期更新操作系统、杀毒软件，以及检查硬件设备的
运行状况等。
在调档环节，我们必须严格执行相关的调档手续。调档人不仅需要出示调档
函或报到证，还必须出示本人有效身份证件。如果是请人代办，则还需提供代办

人的身份证复印件以及本人签字的委托书留存。这些措施旨在确保调档过程的规
范性和合法性，防止非法获取或篡改档案信息。
总的来说，无论是纸质档案还是电子档案，我们都必须谨慎认真地对待档案
管理工作。确保手续齐全、程序合理合法是保障档案信息安全和完整性的基本要

求。通过严格执行信息安全条例和采取必要的安全措施，我们可以为医学院校的
学生档案管理提供坚实可靠的保障。

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