Page 160 - 新时期档案工作理论与实践研究

Research on the Theory and Practice of Archival Work in the New Era
新时期档案工作理论与实践研究

子平台即可找到所需信息，同时也有助于就业单位充分了解应聘学生的各项工作
能力。

3. 档案的寄送与存档
学生学籍档案管理中，学生毕业后的档案寄送并保存电子版信息工作是档案
管理中的一个重点。档案管理工作者应重视学生就业后的档案寄送工作，保障学
生学籍档案的安全和完整地寄送至对方档案接受部门。首先，档案管理员要与资
质可靠的邮政快递部门签订合同，写清楚双方的责任与义务。每一份档案寄出都

有两份存根，一份在档案管理员那里，一份在快递员那里；同时档案管理员电脑
里要备份每位同学的档案去向地址，有助于以后查询。另外，档案管理员要有充
分的责任心，对寄出的档案缺少什么材料都要做记录，不要认为档案寄走就不管
了。比如有的同学毕业时文章还没有发表、还没有申请学位，所以档案里就没有

学位申请书；但该同学已经找到工作单位并且有报到证或调档函，那么档案寄走
以后过几个月甚至几年还要把学位申请书补寄过去放入他所在单位的档案里。
（三）建立用人单位了解毕业生所需的信息数据库
1. 建立数据库的优点和可行性

学籍档案关系到医学生的升学以及就业等工作，传统的学籍档案管理模式都
是纸质档案袋保存纸质文件放在档案室里，档案袋封面写的学号是档案管理员查
找档案的主要方式。这样的方式使得学生学籍档案管理工作量大，对于一些改革
后复杂长学制的学生或未能顺利毕业并就业的学生来说极易出现错误；更重要的

是查询与统计比较麻烦，不利于用人单位快速找到自己需要的人才。随着计算机
技术的迅速发展，档案的数字化管理已被一些高校应用，学生学籍档案管理数字
化的优势也逐渐显现出来。通过计算机软件系统的使用能够实现学籍档案的快速
查询，并且可根据学生个体的特殊情况予以补充档案信息，完善一些学生的优点

和特点。计算机技术已经普及到学校的各个部门，所以档案管理部门的数据库建
立也有较大的可行性，比如教务系统的软件平台已经十分完善，纸质版的成绩单
和学籍卡也是在教务平台上输入学号后打印出来的。所以档案袋里的很多材料都
是有电子版可寻的，有些必须手填的材料比如毕业生登记表、学位申请书可以扫

描后输入信息数据库。
2. 医学生信息数据库特点
在这里医学生的学籍档案又有自己的特点，因为长学制的医学生和三年制的

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