Page 165 - 新时期档案工作理论与实践研究

第六章 学校和学生的档案管理

工作的重视。为了更好地推动中职院校数字化校园建设，必须加强对数字化建设
的领导，进一步提高工作人员的专业技能，进一步提高档案管理工作效率，进一
步提高服务质量。实践过程中，应该解放思想，分阶段、分步骤、按计划地推动

档案管理信息化的发展，以实现这一目标。通过建立和实施完善的档案管理程序
等，积极推进共同统筹资源的建设，继续开拓多样化的会计信息获得途径。利用
档案信息资源，实现职能的深入发展，为学校管理和发展提供更加有效的服务。
同时，要树立正确的意识，积极加强基础设施建设。为了更好地实施档案信息化

管理工作，中职院校应当积极引入现代化的信息技术设施和信息管理软件体系，
并纳入校园信息化建设规划中，以我国要求的标准进行文档信息化基础设施建设。
形成具备中职院校特点的数字化软件系统，不断对院校自身的档案资源数据库、
查询管理系统进行建立和完善。以此保证能够提升档案信息化水平，促进电子化

控制与档案信息化的有机结合，进一步提高我们的工作效率和服务质量。
（二）健全机制制度，形成管理网络
为了确保各项数字化管理建设、实施能够准确地落实在实际中，并发挥应有
的作用，需要构建一个档案管理网络。这个网络由学校办公室的档案室担任顶层

领导，其中包括院领导和办公室主任。并且，学校各职务部门负责人也应该承担
档案保管责任。同时，为了保证这一过程顺利进行，各职能部门应指定一名工作
人员负责收集档案材料。通过这些措施，可以构建一个完善的档案管理系统，可
以有效地确定各职务管理部门负责收集和管理档案的各项工作流程，避免分散管

理带来的问题，如上班拖延、疲劳等。此外，还要建立健全数字化档案保管机制，
从搜集、梳理、鉴别、立卷、管理、研究、统计、利用等各项工作领域方面都要
有严密的规定，而且要严密地依照规定办理，对于有保留价值的电子化物料，要
按时予以接收和归档、备份。为了有效地推动档案保管各项工作的规范性和制度

标准化，各职责机关的重要主管应当担负起首要责任者的角色，专职档案保管工
作人员则应当承担直接责任，将档案保管各项工作列入年度目标考核和党员干部
个别评优考核内容，以保证档案管理各项工作的有效实施和规范运行。
（三）引进先进设备，更新管理系统

为了更好地管理文件，要引入先进的数字化设备、系统、软件等方式，并且
做好对应的线路、系统建设等相关问题。确保机房电路处在安全水平，为后期技
术设备的引入做好充分准备。并且，学校还将购置新型的智能化档案馆存储设备，

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