Page 189 - 新时期档案管理创新理论及实践

第七章 党校档案管理发展

第一，明确党校档案的归档范围。归档范围是立卷归档工作的大前提，其
范围的划定应参照国家档案局公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期
限规定》等。只有确定明确的范围，才能确定应归档的具体档案材料，并对需要
归档的档案材料进行材料成分和内容的调查，再跟进调查结果制定各党校各自的
《文件材料归档范围和档案保管期限表》。该表是档案材料收集、归档的重要依

据，只有满足表中各项内容的档案才能够继续进行后续的档案流程。
第二，按期归档。这意味着档案的归档是有明确时间限制的，超出归档期
限的档案材料将不再补充材料，这会造成档案材料缺失、档案完整性受损。由于

不同种类档案的归档时限不同，档案工作人员应根据规定按时整理好所需材料。
因此，党校档案工作人员应明确各类档案的具体归档时限，各类档案都应及时归
档，以防止时间拖延造成档案缺漏。如，每年 3 月底前整理归档上一年度会计档
案，并把保存一年的会计档案移交校档案室；每年第一季度整理归档上一年度教
学档案、学员档案、教师业务档案；每年 6 月底前整理归档上一年度文书档案。

第三，规范档案材料整理方法。档案材料也有科学的整理方法，应遵照各
类档案的分类方法来整理档案，做到不缺失、不遗漏，档案信息保留完整。一般
来说，应按照《归档文件整理规则》等文件的具体规定操作，对档案进行编号、

依次排列。如，文书档案和教学档案的整理方法同为“年度→保管期限→问题（机
构）”；学员档案的整理方法为“年度→班次→姓氏”；科技档案的整理方法为
“类别→属性”；会计档案的整理方法为“年度→保管期限→载体类型”。
（六）建立档案使用体系
目前，党校档案的使用目的以教学、科研、培训为主，使用内容也基本集

中于部分档案，因此总体来看，档案的整体使用效率是偏低的，且档案管理工作
依然是以便于内部人员使用为主要目的，基本不会介于外界或用于公开展览，因
此档案管理人员对于档案的价值和使用途径的认知较为片面。对此，党校应建立

起行之有效的档案使用体系，以充分发挥档案价值。一是做好档案资料收集工作，
从以往的被动式工作思维，转变为主动寻求档案材料，减少材料收集时间，在归
档时限内完成归档工作。二是利用大数据系统、新媒体平台等手段，为有需求的
人员主动提供各种档案服务，提高档案的利用效率。三是针对需求较多的档案、
各类群体需求较为集中的档案等，制定有针对性的档案使用方案，提高工作效率

和规范性。

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