Page 163 - 档案数字化管理模式与理论研究

第四章 档案数字化建设及安全管理分析

的相关软件而言，相关部门应事先对计算机系统或者软件进行杀毒处理，避免因
病毒侵入造成档案文件的破坏。在电子档案建设过程中，相关部门应不断对工作
人员进行风险教育，使操作人员熟悉档案建设过程中容易遭受的各类风险，有效
改善电子档案建设的基础环境，尽早做好安全防范措施，提高电子档案建设的安

全性。
2. 加大档案建设部门的内部监管力度
相关部门在建设电子档案过程中，应加大电子档案建设的监管力度。这主要
可以从电子档案建设的操作流程和相关操作人员两方面着手进行。对工作流程来

说，相关部门应注重电子档案建设各个操作流程的监管，为各个环节营造良好的
操作环境，保障各环节的衔接性。对档案工作人员来说，相关部门应落实每个工
作人员的职责，并对其进行有效监督，提高员工对操作环节的重视度，最终实现
电子档案建设工作的连续性。此外，对于保密性极强的档案，相关部门应聘请专

业人员进行操作，并结合科学的操作流程，对各个操作环节进行严格监控，在最
大限度上防范内部监管不力带来的潜在风险。
3. 建立维护电子档案信息的屏障
实现电子档案信息永久存储是加快电子档案建设的重要条件。具体而言，相

关部门应利用主机数据库安全技术、身份认证技术、访问控制技术、身份认证技
术、路由器安全技术和防火墙技术等一系列安全防护技术，对电子档案信息进行
有效管理，确保档案数据的完整性与安全性。相关部门还应对建立的档案信息进
行备份，防止电子档案破坏和删除等情况。例如，通过定期冷备份、异地备份、

双机数据热备份、光盘备份和磁带备份等技术，及时存储已有的档案信息，满足
电子档案信息长期保存的要求，更好地应对电子档案信息面临的各种风险。
4. 全程管理电子档案文件
计算机能够对电子档案中的一些文件进行自动收集与保存，使电子档案建设

在文件管理过程中存在诸多不安全因素。因此，建立电子档案过程中，相关部门
应全程管理电子档案的相关文件，确保电子档案文件的有效性与安全性。针对一
些不具备正式文件功能的草稿类文件，尤其应及时删除，避免因后期识别不明而
造成文件混乱存放，阻碍电子档案建立的进程。而针对建立电子档案的原稿类文

件，应进行收集与保留，并做好标记，为后期电子文件的识别提供参考。针对建
立电子档案前期涉及的一些纸质类文件，人们应进行拷贝和扫描处理，并制成微

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