Page 38 - 档案数字化管理模式与理论研究

Research on the Mode and Theory of Digital Archive Management
档案数字化管理模式与理论研究

一个核心内容。在实际工作中既要对原来不同载体的档案进行数字化处理，又要
接收新生成的电子档案，并将各类数据实行集中化管理。在对档案信息管理上，
仍然必须十分强调集中统一管理，把文书档案、业务档案、多媒体档案等都应划
入档案数字化建设范围。档案馆（室）在配备档案数字化硬件设施设备的同时，

要根据自身业务工作的需求合理开发各种应用系统，并在不同的网络构架中运行。
档案管理应用系统的开发，要对传统档案工作管理流程上做适当的改进，把一些
程序化的工作由应用系统来完成。

二、档案管理数字化的意义

（一）优化了管理者知识结构和队伍结构
人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越
宽，档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因

素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向
多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像
带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。数字化档案管理要求档案
管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识相互渗透，互为
补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档

案管理人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技
术技能。目前，各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍
中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通信技术，接受过大学教育的档案管理

人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又
热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管
理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，
使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状，优化管理者知识结
构，改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。

（二）促进现代管理技术应用，提高了工作效率
档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也
信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作烦琐，重复劳动

多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到
事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽

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