Page 39 - 档案数字化管理模式与理论研究

第一章 档案管理概述

管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，
因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而
利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的
那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后

顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管
理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，
当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，又要对卷内文件重新排序，
卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件

遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三是人工立卷归档时，
经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的
批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高
了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现

文件积压现象，从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力
致力于档案与信息资源的开发和利用工作。
（三）有效保护了原纸质档案，改善了利用方式
漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使中国现存的档案和书刊，种

类众多，其价值不可估量，如贝叶经、敦煌写经等这样古老的文化遗产和元朝、
明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其他大量的珍贵历史文献。这些
古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保
管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这

一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作
数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件
的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情
况下招致毁灭性的破坏，达到了保护作用。另外，纸质档案数字化还能够改善档

案在信息社会中的利用方式。档案的数字化管理，可以使纸质档案原件的数字化
副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电
子影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成
为可能。单纯从技术上讲，此时，利用者可以不用到档案馆来，通过任何一台上

网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之
苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间。另外，利用者还可以不受时间限制，

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