Page 167 - 新时期档案管理模式理论与发展创新
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第五章 档案检索
第五章 档案检索
第一节 档案检索概述
档案检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开
展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。
档案检索包括档案存储和查找两个阶段。档案信息的存储是指将档案中具有
检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的工作；
档案信息的查找是指利用检索工具或档案信息数据库实际查获所需档案的工作，
也即通常所称的狭义的检索。这两方面的内容是密切联系的，存储是查找的前提，
查找是存储的目的。
一、存储阶段的主要内容
档案检索存储阶段的主要内容包括两方面：一是著录标引。即对档案的内容
和形式特征进行分析、选择和记录，有时还需要将反映该卷（件）档案主题的概
念借助检索语言转换成规范化的检索标识。著录标引的结果就是制作出反映档案
内容、形式、分类和存放位置的可以用来检索的条目。二是组织检索工具。即按
照一定的规则，对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种类型的检索工
具，或者输入计算机系统，建立档案信息数据库。
二、查找阶段的主要内容
档案检索查找阶段的主要内容包括两个环节：一是确定查找内容。即对档案
利用者的利用要求进行分析，确定利用者所需档案的主题，形成检索概念。二是
转换成检索标识，即将这些主题概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。在
利用计算机系统检索时，还应按实际需求把这些检索标识按照一定的逻辑关系组
合起来，形成检索表达式。从确定检索主题到形成检索表达式的过程，一般又称
为制定检索策略。
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