Page 181 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案检索

（三）务求标准化和规范化
档案目录数据库既要符合国家标准，又要便于操作。对综合档案室所属各立
档部门的文件级档案的著录项目与内容、格式和数据库结构等作出统一的规定。
同时，还要对档案数据库管理软件、硬件数据指标、文档格式等进行标准化、规

范化。软件的统一使档案目录数据库在形成阶段就统一了著录的项目、格式和结
构，（著录时使用统一的文档一体化管理软件系统），使将来电子目录进入档案
室实现数据库共享，解决了因软件不同造成数据无法转换和不能读取的问题。
（四）严保档案目录数据库质量

采取“抽检”制度，制定专门的建库质量检查人员，对建库的各个环节工作
进行质量抽检，即抽取 10% 的案卷进行第一次审查，然后由专人不定期再抽查，
发现问题及时反馈，并要求限期予以整改。
（五）数据库安全至关重要

根据中国信息化“统筹规划，资源共享，应用主导，面向市场，安全可靠，
务求实效”，的方针，从中不难看出安全工作对档案数据库信息管理工作的重要。
因此，如何安全有效保存好这些每年来源于各部门档案形成的大量电子目录的珍
贵数据资源，使档案目录数据库更好地为全社会各项工作服务。一是将室藏所有

的数据刻入只读光盘，把数据转移到相对安全的存储载体上去。二是将电子目录
和电子档案进行分类整理后，形成电子目录数据库，供档案室查阅、利用。三是
有条件的话，建立档案目录数据中心，再将整个数据库连接到单位或上级档案馆
计算机信息网上，实现档案目录数据库共享。四是更多地关注背景信息。即更多

地关乎档案内容的具体的信息。背景信息一般包括电子文件的发送信息、整理信
息、归档信息、内容信息、技术信息等。所以，背景信息，又是数据信息，尤其
是对于永久保存的电子档案，必须有详细的背景信息，以确保其原始性、可靠性
与完整性。

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