Page 119 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第四章 数字化档案信息及安全管理要点

联网快速发展时代，电子档案信息安全风险逐渐增加，这种情况下造成档案信息在应
用过程中无法得到有效保障，存在多种危险性因素，严重影响了电子档案信息安全，
而电子档案随着中国社会经济发展文化创新逐渐增多，其可使用价值逐渐增大，对社
会发展指导具有重要作用，因此积极加大电子档案信息安全管理，可为社会发展提供

辅助，使电子档案逐渐由封闭式应用过渡到开放式应用。
第二，电子档案管理相较于传统档案管理其优势体现较多，其中覆盖面积广是其
重要特点，电子档案数据库可以覆盖社会发展中的各个领域，如科技、医疗、文化、商业、
电子等，通过数据库建立关系，可以进一步实现传统档案信息化数字化发展。通过互

联网在社会领域中各企业内部进行关联，有效实现信息交流、信息沟通、信息传输作用，
帮助社会发展更加具有规范化，安全化。
第三，电子档案在使用过程中可以极大程度节省存储空间，对现阶段企业的办公
环境进行优化。传统纸质档案在管理过程中，由于需要占据大量的空间位置，文件量

较大，如果需要使用需要进行一一寻找，不仅需要大量的时间、精力，还会造成档案
管理效率降低。而电子档案在应用过程中可以随时利用检索工具进行检索，用户利用
计算机系统以及桌面相关访问设备进行电子档案搜索，既满足改善办公环境需求，同

时又可以减少存储空间；可以在任何时候检索相关档案信息，同时其使用权限保持始
终可用性。
（二）影响因素
1. 物理安全问题
现阶段信息技术逐渐优化与发展，使人们在日常生活中随处可以应用到网络，网

络面积覆盖逐渐增加，人们生活更加因网络发展而逐渐便捷，这种情况也是造成电子
档案信息安全问题的重要原因。其中，物理安全问题对电子档案信息安全管理起到重
要影响。由于电子档案在存储过程中需要以计算机系统为依托进行保存，与常规纸质

保存存在一定差异，想要保证电子档案信息安全，需要做好计算机系统维护，并且保
证不受其损害或者破坏。而计算机系统在运行过程中受到的物理因素影响较多，这些
因素主要体现在环境的温度、湿度、防盗、防磁、防毁等方面，这些方面如果不加以
充分管理很容易造成计算机系统出现安全故障，进而导致电子档案丢失，因此需要积

极加大针对电子档案信息安全管理中物理安全问题的研究。
2. 软件安全问题
软件安全问题同样是影响电子档案信息安全管理的重要问题之一。众所周知，电
子档案需要依据计算机系统辅助应用，这一过程中需要相关软件负责档案创建、归档、

利用。尽管现在大部分企业均已加大了针对电子档案管理应用软件优化，但是仍然存
在部分情况导致电子档案的运行软件无法满足技术要求，在使用过程中受到权限限制，

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