Page 15 - 现代档案信息化的管理与建设

第一章 档案及其管理工作

已发明造纸术，使文字、档案和其他文献载体、记录方式逐渐地发生空前的大变
革，为人类文明做出巨大贡献。到唐、宋，用纸更为普遍，加之印刷术的出现，
纸张被广泛应用于写文书。中国现存最古老的纸质档案，是西晋文字家陆机（261—
303 年）所写的“平复贴”，而且也是世界上现存历史最久的纸质档案。

⑥音像档案。音像档案是随着现代科学技术的进步产生的，也被称为声像档
案或视听档案，可分为视觉、听觉、视听综合等不同形式，包括照片、唱片、影
片、录音带、录像带等。与纸质档案相比，音像档案具有更强的直观性。例如，
照片档案记录可视形象，录音带可以再现语言和音乐，影片、录像带能录制人物、

事件、环境和气氛等。作为当时社会活动真实、可靠的可视、可听记录。但除照
片档案外，大多音像档案不能直接阅读，需要借助相应设备才能读取。社会实践
活动的丰富和科技手段的提高，使音像档案的数量越来越多，作用也越来越大。
音像档案的载体有磁性材料、感光材料或其他合成材料，成分复杂、质地脆弱。

因为音像档案载体比纸张更易受光、热、温度、污染物等环境的影响而导致音像
信息的失真、减弱甚至消失，所以对音像档案的保管条件、管理方法和管理要求
都与纸质档案有所不同，需要专门的技术、设备、装具或专用库房。
⑦电子档案。电子文件是伴随计算机技术的发展而产生的一种新型文件。关

于电子文件的定义，目前尚无统一的标准说法。中国档案行业标准《档案工作基
本术语》的定义为：“电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，
依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。”在电子环境中，文件和档
案的界限不像纸质文件与档案那么清楚，而且目前电子文件的法律效力尚未得到

全面的认可，电子文件尚未取得与“档案”一样的法律地位。但是档案馆又不能
等这些问题都解决再来接收电子文件，因此姑且把作为“档案”接收和保管的电
子文件称为“具有档案性质的电子文件”。电子文件具有与传统纸质文件完全不
同的特征。其特征主要包括：信息存储的高密度性；信息的非人工识读性；系统

的依赖性；信息与特定载体之间的可分离性；多种信息媒体的集成性；信息的可
操作性。这些特征决定对电子文件必须采用与以往不同的管理方法。随着计算机
网络系统的发展，电子文件在人类社会的应用领域、应用范围日益广泛，数量日
益增加，给档案管理工作、档案学研究提出新的全方位的挑战。

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