Page 16 - 新时期档案管理理论与实践探析

新时期档案管理理论与实践探析
Analysis of Theory and Practice of Archives Management in the New Era

（一）档案的含义
中国档案学界从 20 世纪 50 年代起，就一直在不断地探讨档案的含义，直到
公布并实施了《中华人民共和国档案法》，才对档案的含义有了一个比较一致的

认识基础。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、
经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各

种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。所谓历史记录，是指首次生成并以
一定方式记录在某种载体上的信息。它包括行政文件、经济文书、科研设计材料、
手稿、日记、书信、家谱、照片、录音、录像、数字化信息等。例如：单位在行
政管理工作中形成并保留下来的决定、会议记录，在生产活动中形成并保存下来

的生产计划、产品设计图纸，在商务活动中形成的客户信息记录、销售情况记录，
在员工聘任和考核中形成并保存下来的表格，在财务管理中形成的会计凭证、报

表等。
（二）档案的渊源
1. 档案形成者的类型
从形成者看来源，有三类：机构、组织、个人，即国家所有、集体所有、个

人所有。档案形成者的类型非常广泛，就组织的角度而言，档案来源于依法成立
并能以自己的名义行使权利和承担义务的各种组织，即“法人”。它包括各级党

政机关、各种工商业、金融保险业、房地产业、信息产业、服务业的公司，各类
教育、科研、卫生、文艺、体育、社会福利机构，还有学会、协会、商会等社会
团体。档案在这些单位内是按照职责分工连续地、有规律地形成的。从个体的角
度来说，档案来源于依法享有权利并承担义务的个人，即“自然人”，以及家庭、

家族。在这个范围内，档案是围绕个人、家庭、家族的社会活动或家庭事务形成的。
2. 档案与其形成者的关系

档案是其形成者在自身的活动中形成的，属于同一个形成者的档案之间存在
着不可分割的密切联系。例如：一个企业进行管理、开展经营活动形成的工作制
度、操作流程和规范、各种会议记录、各种合同和客户登记、产品生产或销售记
录、产权证明、财务账目等，这些文件既是这个企业开展工作的工具，又记录了

其活动的实际过程，能够全面、系统地反映这个企业的历史活动面貌，是一个有
机的整体，因此这些档案不能分散，应集中管理。

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