Page 19 - 新时期档案管理理论与实践探析

第一章 档案管理工作理论

档案信息的记录方式是指档案信息与档案载体结合的手段，包括刻铸、手写、
印刷、晒制、摄影、录音、录像、录入、刻录等方式。
2. 文件用途的表示方式

文件有不同的用途，文种名称则是文件用途的表示方式。时代不同，文件种
类以及名称也各不相同。例如：中国封建时代的官方文件有制、诏、诰、谕、题、
奏、表等。而现代社会，各单位在行政管理中有章程、条例、命令、决定、意见、
请示、报告、通知、通报、公告、计划、总结等；在生产活动中有设计方案、工

艺图纸、数据库等；在经济活动中有市场分析报告、市场预测报告、产品营销策
划书、广告文案、报表、账簿、合同等。
3. 档案的版本
档案的版本是指文件从拟写到办理过程中所形成的不同稿本，如草稿、定稿、

正本、试行本、副本等。在实际工作中，各单位都必须使用定稿、正本、试行本、
修订本等经过正式程序制发的有效文本。当文件转化为档案时，在版本上要注重
选择可靠程度最高的版本，一般只保留原稿、原本，不留存副本。所以，档案是
以孤本为主，不像图书那样存在大量的副本。档案的版本特点给管理工作提出了

更高的要求。
（五）档案的本质属性
1. 档案具有社会性
档案是人们在社会活动中直接形成的，其内容是对社会活动的内容、过程及

结论的原始记录，而非自然界的产物。因为自然界也存在着大量对自然现象及其
演变过程具有原始记录作用的东西，如动物化石、树的年轮、岩石、山川、河流、
森林、沙漠等。这些直观的东西对于人们进行自然科学研究不仅具有原始记录价
值，而且是重要的凭据与基础。人们借助相应的理论和技术手段可对其进行研究，

发现自然界演化的历史进程和规律，为保护、利用、开发自然资源奠定基础。但
档案不是自然界形成的原始记录，而是人类在社会活动中形成的原始记录，其内
容虽然会大量涉及自然界，但它毕竟是人类研究、开发、利用自然界的社会实践
活动的产物，与自然界形成的原始记录不可混为一谈。

2. 档案具有历史性
从时态上讲，档案是已经形成的而不是正在形成的或尚未形成的东西。也正
因为如此，这种以往社会活动的原始记录，就可以把过去带到现在或者是未来，

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