Page 17 - 新时期档案管理理论与实践探析

第一章 档案管理工作理论

（三）档案的形成
档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切
由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值

阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等
个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式
来说，两者是完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对文件的不
断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值性批判，

档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；最后是系统性批判，档案是把分
散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此，文件是档案的前身，
档案是文件的归宿：文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，
档案是文件的组合。档案是单位或个人在现实工作中形成和使用的各种文件的转

化物。由于单位和个人的社会职能、活动方式、沟通渠道不同，因此，其档案在
形成过程上也存在一定的差异。个人、家庭或家族的档案以手稿、日记、书信、
契约、账册、家谱、音像材料为主，一般在形成之后经过一定的整理，进行有序
积累，就可以作为档案保存。而单位档案的形成过程比个人档案要复杂一些，它

们一般都要经过一系列的工作程序之后才能形成。在这里我们以单位的档案为主
描述和分析其形成过程。
1. 处理完毕的文件才能成为档案
档案是从文件转化来的，档案与文件是同一个事物的不同运动阶段。文件是

单位开展各项工作的办事工具和沟通媒介，具有时效性，而档案的主要作用是备
考。所以，只有当文件处理完毕以后，不需要在单位的现行工作中运行了，才可
以作为档案保存。
在这里，文件的“处理完毕”是指其完成了收文、发文等文书处理程序。需

要指出的是：文件的处理完毕与文件内容所针对事务的办理完结并非完全同步。
在实际工作中，一些文件内容的办理完结与文书处理程序的完结可以同步。文件
处理完毕转化为档案之后，其中一部分丧失了现行效用，成为历史文件，另一部
分则仍然具有法律上和行政上的效用，可作为现实工作的依据。

2. 对日后工作活动具有一定参考利用价值的文件，才有必要作为档案
保存
在现实工作活动中产生和使用的所有文件对人们今后的活动未必都具有参考

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