Page 18 - 新时期档案管理理论与实践探析

新时期档案管理理论与实践探析
Analysis of Theory and Practice of Archives Management in the New Era

利用价值，其中一部分文件在工作任务结束后，自身的利用价值随之完结，不需
要继续保存；另一部分文件则因为对今后的工作活动具有参考利用价值而被人们
作为档案保存下来。因此，文件能否转化为档案需要人们通过鉴定来决定。文件

的参考利用价值主要是指其在事实、证据、知识等方面对人们和社会的有用性。
在文件向档案转化的过程中，参考利用价值是档案形成的关键因素和条件，只有
具有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。因此，“有文必档”会导致档
案质量的良莠不齐和管理资源的浪费，而不重视积累档案则会造成工作的被动和

历史的空白。
3. 经过立卷归档集中保存起来的文件，才最后成为档案
文件是伴随着单位完成各项工作任务的过程而逐渐生成的，这就使文件分散
于各个承办部门或人员手中。文件的这种分散状态不符合档案管理与利用的要求。

为此，人们需要将具有保存价值的文件集中起来按照一定的规律对其进行系统化
整理，并移交给档案部门，这就是立卷归档。因此，可以说办理完毕、具有查考
利用价值、经过立卷归档的文件才能转化成为档案。
由此可见，档案虽然是由文件转化来的，但是文件不能自动地成为档案，其

间必须经过有关人员开展鉴定和立卷归档工作，才能使具有保存价值的文件最终
转化成为档案。在这里归档既是文件向档案转化的程序和条件，又是文件转化为
档案的一般标志和界限。
（四）档案的外在形式

档案的外在形式是指其外貌特点。社会活动中原始信息记录方式的多样性决
定了档案形式的多样性。
1. 档案的主要构成要素
档案实体的构成要素包括档案的载体、档案信息的表达方式和档案信息的记

录方式三个方面。
档案的载体是指承载档案信息的各种物质。中国从古至今使用过的档案载体
材料有甲骨、青铜、石材、竹简木牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等；
从发展进程来看，档案载体制造工艺中的科技含量越来越高，体积越来越小，越

来越轻便，而它们所承载的信息量则越来越大。
档案信息的表达方式包括文字、图示、图像、声音四种类型，如行政文件多
采用文字表达方式，产品设计文件多采用图示或图像的表达方式等。

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