Page 145 - 经济时代下财务会计管理研究

第四章 新时期财税政策分析与相关技术系统应用优化

低保管风险。原始凭证的保管需要把具体工作细化，做到权责分明，电子凭证的
保管也是如此。例如：第一，确定各个职员的权限设置，查看凭证时，权限应是
是只读状态，不可编辑数据内容，维护数据安全性。第二，升级系统加密功能，

提高加密指数，外来入侵者便不可随意破坏系统。第三，优化系统的凭证管理流
程，例如查看凭证流程可以为：提交查看申请、部门负责人同意申请、管理者通
过申请、查看凭证、交还凭证。优化流程可节约时间，提高凭证管理工作效率。
2. 定期检查数据，做好数据维护工作

为了防止会计信息在不知情情况下丢失、被篡改或是混乱，凭证管理者应当
定期做检测以及抽查数据，做好数据维护工作。首先要进行硬件检查，确保凭证
存储介质的完好，如出现介质被磨损、或是变形的情况，应及时把数据信息拷贝
到新的磁盘中，并将旧磁盘销毁。然后进行软件检查，应使用数据校对软件对电

子会计凭证进行读写验证，以保证会计信息取读的正确性，如信息取读内容存在
偏差，应及时升级软件系统。最后进行内容检查，可以采用简单随机抽样、系统
抽样或整群抽样的方法对电子会计凭证进行审查，判断其内容的真实性、完整性，
若发现内容有误，应查明原因并恢复凭证准确内容。

3. 做好备份，同时改善保存环境
当传统与变革发生冲突的时候，可以选择在传统的基础上变革，在变革的过
程中吸取传统的优良。原始凭证并非一无是处，恰恰相反它拥有数据不易被篡改
及便于后期查看的优势，企业可以选择二者并存的方式来管理会计凭证。考虑到

原始凭证所需的纸质成本，可只保留纸质会计凭证做账的部分，无需再保留纸质
附件，如需查看附件，可到系统中查看影像。这样也起到凭证备份的作用，防止
原始数据被改变。
除了备份工作，保存环境对其影响也是不可忽视的。电子档案虽被保存于电

子设备中，但是所处的物理环境可以影响电子设备的稳定性，从而影响保存环境。
电子档案室应当满足防火、防潮、防尘、防震等需求，保证电子设备磁片的相对
稳定。还应当安装监控器及防盗设备，实时监控档案室的人员出入情况，以确保
凭证的安全性。

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