Page 251 - 档案管理模式理论与发展创新

第十一章 信息化时代下的高校档案信息管理工作

2.档案信息内容与信息设备环境的安全
档案部门能够提供的公开档案信息主要以电子邮件及网页浏览等方式来操作。为
确保公开的档案信息使用安全，档案信息以电子邮件方式发出前，应用防毒软件、电
子邮件扫描软件进行杀毒；以网页方式发出时，应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页

系统来确保发送资料的安全，并阻止可能发送舌的攻击事件。
目前的档案全文是以影像为主，影像扫描的过程中可能会遇到人为安全问题或者
资料输入大致相同的问题。因此，对提取原件的过程应加以重视，扫描前与扫描后务
必保持原件的数量一致，并确保原件未受到破坏、恶意删改及盗用。

为防止档案信息被非法窃取，确保档案部门公开的档案信息具有唯一性及公信
力，在文件储存时必须先将文件加密，同时配合完善的存取控制，避免权限不足的人
员取得资料。然而，储存加密技术再完善也无法避免系统人员的操作失误，为避免操
作上的人为疏失，引起纠纷，在整套的电子档案操作过程中必须建立完整系统档案，

以便日后追踪及调查，包括操作系统的人、事、时、地、物，这样才能称得上安全的
电子档案操作。此外，还要制定相关的法律法规，作为责任归属的依据。
保证档案信息安全的基本要件是设备安全，应存放于适当的门禁系统的电脑机房

内，以避免闲杂人等进入。电脑机房要加上密码锁作为主要的门禁系统管理，只有上
级领导及负责机房管理的信息业务负责人有权进入，其他需要进入的人员，必须经过
批准，取得同意后才能进入。以人为方式控制电子档案储存场所的接触人数，一旦发
现档案信息有泄露的情形时，比较容易追查可能的外泄人员。同时，积极规划异地备
份工作场所，即当电子档案储存场所及储存媒体被天灾、火灾、战争等外力破坏，造

成档案信息内容无法读取或者辨识时，可以从第二替代地点取得备份资料，以恢复正
常的工作。

二、网络在档案信息安全中的角色

随着互联网的高速发展以及信息技术在档案管理中的广泛应用，使得档案管理观
念和思想现代化，档案管理手段方式数字化、网络化，各级各类档案部门纷纷建网、
上网，利用网络来传输、开发档案信息，突出表现在档案部门局域网、地域性档案信

息网络的不断建立，档案信息载体呈现多样化。
（一）网络中的档案信息结构
互联网普及给档案管理带来的最大变化是促使档案管理事业从信息的数字化时代
迈向信息的网络化时代，由此使得以数字化为基础的 20 世纪档案管理工作模式得到跨

越式的深化和发展。在档案计算机管理由单机环境上升到网络环境后，档案管理的范
围明显扩大，深度明显增加，档案信息结构也发生明显变化，具体说来有以下几点。

• 237 •