Page 101 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第三章 档案整理

机识别读出，用以检索档案案卷或文件内容。

（一）制作机读目录的基本要求
1. 在内容上做到存储信息的全面、准确
档案机读目录从内容上要求包含的信息量丰富，而且录入的项目内容要规范
标准，能够准确地反映档案材料的原貌。严格按照国家标准《档案著录规则》的
要求，对档案进行著录，如中国山东省 XX 厅一份案卷题名为《本机关关于干部

调动、2020 年大中专毕业生分配意见等的通知、报告》，应修改录入为《山东
省 XX 厅关于干部调动和 2020 年大中专毕业生分配意见等的通知、报告》。又如，
省 XX 厅 X 月 X 日办公会议记录，往往是以会议的第一项议题拟写题名，但其
会议内容却有多项议题，从利用需求考虑，应将具有档案信息价值的议题，逐条

录入，如可录入为“省 XX 厅 X 月 X 日办公会议记录讨论机构设置、基建和组
织建设问题”。
2. 在形式上做到统一、规范
为了规范案卷质量标准，案卷的分类编号和案卷的检索工具等著录项目要求
著录档号项、责任者项、提名项、文件编号项、文件形成时间项、保管期限项、

密级项、载体类型项、文件所在页码项、稿本项、附注项等，并且对每一项目都
要作具体的要求。对档案管理软件，要求能支持 SQL Anywhere 或 SQL Server、
SYBASE、Oracle 等各种数据库。
3. 在效果上做到迅速、实用

制作的机读目录要做到检索速度快，能够帮助利用者多度角地迅速查找所需
的档案信息，做到“一检即得”，甚至能够实现模糊查询。同时，制作的机读目
录要具有实用性，严把质量关，切实发挥实际效益，避免人力、物力、财力的浪费。
（二）制作机读档案目录的流程及方式
1. 机读目录的制作流程
档案机读目录的制作流程一般包括以下几个环节。

1）档案的收集
制作档案机读目录要求应归档的文件一定要齐全完整。机关档案室要严格按
照《机关文件归档和不归档范围》的要求，把本机关应归档的文件尽可能地收集

齐全。只有这样制作出来的机读目录才能够准确全面地反映档案的内容。
2）档案的前处理
这是一项系统的、综合性的工作，它是将档案信息输入计算机之前，对案卷

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