Page 102 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

进行分析、加工，使之转变成为能够输入计算机的形式。在不改变档案本来面貌

的情况下，对需要制作机读目录的档案重新进等行案卷分类排列，盖档号、编制
卷号和页号，核对、修改和抄写文件目录，填写备考表。
3）档案数据的录入
它是将经过前处理的档案数据输入到计算机中。此环节由于档案案数据量庞

大，又多为汉字，档案数据录入工作量很大。它包括档案数据的录入、校对等工作。
4）档案数据的存储

档案数据录入计算机后，计算机对档案数据的存储是一项重要的技术工作。
数据存储的要求是：便于存取、保证安全和节约存储空间。
5）档案数据的检索和输出
档案数据的检索是从计算机存储的档案目录中查找出用户所需要的档案信息

的过程。并按照用户的需要，以用户能接受的形式快速、准确地提供档案信息。
2. 制作机读目录的方式
1）独立制作

由机关档案部门独立制作档案机读目录。这种方式的优点是熟悉档案现状，
组织管理方便，缺点是要求机关档案部门配备一定的计算机设备和档案管理软件
系统，并且档案管理人员有足够的时间和档案专业、计算机等方面的知识，能够
熟练操作计算机，解决档案整理、计算机录入过程中的技术问题。

2）联合制作
由机关档案室与综合档案馆联合，机关档案室负责档案的收集和前处理工作，
综合档案馆负责档案数据的录入、存储和输出工作，各负其责。这种制作方式，

充分发挥综合档案馆设备、技术上的优势，弥补了机关档案部门自身力量的不足，
为机关档案室解决了在档案进馆工作中的实际困难。
3）委托加工
档案进馆单位采取全权委托方式，把需要制作机读目录的档案全部交给综合

档案馆进行机读目录的制作，并支付一定的费用。
制作档案机读目录是档案工作现代化发展的结果，也是档案管理现代化的要

求。档案部门要紧跟时代步伐，开拓创新，与时俱进，找准服务社会的切入点，
通过制作档案机读目录，加强档案部门之间档案信息交流，构建开放型档案网络
信息库，为实现档案管理现代化和档案信息资源共享打下坚实的基础。

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