Page 200 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

子档案为重点，实施‘增量电子化，存量数字化’的资源增长战略”。一方面相

比档案馆，虽然不少档案室由于定期向档案馆移交档案资料，档案存量数字化的
任务没有那么重，但是由于在人员、资金等方面处处受到掣肘，无法像国家档案
馆和专业档案馆一样得到各级政府部门的有力支持，档案室存量资源的数字化形
势反而比较严峻。档案室对于室藏档案的数字化一定要有清醒的认识，在各种资

源明显不足的情况下，不能好高骛远，强行全盘数字化；也不能事先不做调查，
不列计划，随意进行数字化。因此对于数字化工作，档案室一定要从大局着想，

通盘考虑，做到有的放矢，突出重点。首先要着重考虑利用率高、实用价值大的
档案，档案室的日常工作主要是服务本单位，所以对于公司、机关有重大现实帮
助的或者经常需要使用的档案应优先给予数字化，这样可以明显提高档案部门的
工作效率，也同时方便了其他员工的借阅和复制。例如住房保障和房屋管理局、

公积金管理中心、社区服务中心等行政管理部门应始终以服务百姓为首要目标，
要把与人民群众利益休戚相关的民生档案重点数字化，方便社会公众的信息利用。
另一方面，对于一些永久性档案，由于存放时间过长或者是疏于防护，已造成档

案实体不同程度的破损。类似这种情况也急需数字化。如此一来，既能切实有效
地保护档案原件，又能随时随地地通过电子版利用档案。另外档案室还承担着增
量电子文件归档的主要任务，这是今后数字化工作的重点。原生电子档案主要形
成于各企事业及机关单位，因此数字档案室必须在“文档一体化”的管理模式上

狠下功夫，使办公自动化与文书归档在业务流程和电子系统中都能完美契合，融
为一体，并且还要加紧制定电子文件管理的相关制度，力争在收集、鉴定、接收、
保管、利用等各个环节能够规范有序，做到及时有效的归档电子文件。

（四）整合利用档案信息资源
档案信息资源的开发首先应设法拓宽新的档案利用范围，随着《中华人民共
和国保守国家秘密法实施条例》及《国家秘密定密管理暂行规定》的相继出台，
数字档案室的涉密档案作为历年档案工作者皆不敢触碰的禁区，应该根据上述的

法律法规制定相应的细则规定并予以解禁清理，为档案信息资源的扩展开辟出新
天地。其次要重新整合信息资源，使档案利用更加高效方便，特别是数字档案室

电子档案数据库的建设可以有效聚拢分散在各处的档案信息资源，在其中可以根
据数字化的进程，分层次按步骤相继设立档案目录数据库、档案全文数据库以及
多媒体档案数据库，随着数据库内容的不断丰富，将极大地缩短使用者搜索档案

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