Page 37 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

第一章 档案管理概述

第四节 电子文件管理概述

一、电子文件管理的相关理论

（一）电子文件的主要特点
电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机、磁盘和光盘等化学磁
性材料为载体的文字材料。主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸

等。电子文件有着较强的特殊性，所以必须科学地管理好电子文件，必须了解、
熟悉、电子文件的特点。一是电子文件不是直观的纸质文件，它需要有现代化办
公设备帮助才能够阅读和利用；二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备
迅速处理和传递；三是电子文件的利用可以共享，不受时间和距离的影响；四是

电子文件的保存条件和环境要求与纸质文件不同，它对环境的温湿度、防磁性等
条件要求很高；五是电子文件的不稳定性高，它依赖计算机系统的稳定性；六是
计算机软、硬件系统更新换代的速度快，要求电子文件存储兼容及其数据结构转

换能力强；七是电子文件具有可变性，真实可靠性不如纸质文件，随时面临被修
改、盗窃、丢失，甚至销毁等危险。
（二）电子文件与传统档案的区别
1.电子文件归档时间与传统的纸质文件归档时间不同

传统的纸质文件归档时间是在第二年的上半年归档，一年归档一次。而电子
文件可在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期归档。电子文件可由文件
形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名、封签认证。由档案馆接

收登记，按照事由的原则、性质，设定访问级别，以待查找利用。
2.电子文件和纸质文件的归档方式不同
传统档案是以纸质材料为主，经过长期实践，总结出一套工作流程及方法、
原则和各项规章制度，是文件归档整理工作流程的起点，也是文书工作和档案工
作的结合点，文件形成后，由文书部门收集、立卷、归档后，移交到档案部门。

而电子文件则取代了以往的文字材料。但由于电子文件采用的是电子编码技术，
可以编辑修改而不留痕迹，载体及鉴别文件、原始凭证等关键信息，也可以更
改，这些都使电子文件的原始凭证、辨别复杂而困难。因此，电子文件中要随时

进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中
不会再出错误，确保电子文件的原始性、真实性和准确性。

25