Page 40 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式
Construction and Innovative Management of Smart Archives in the Era of Big Data

整，不残缺短少。与传统载体档案相比，电子档案除了传统载体档案的要素外，

还应当增加相关电子备注，如标注档案来源、电子档案采集人、原始档案的大小
尺寸等物理信息。其二，坚持电子档案的规范化建设，在质量上维护电子档案字
迹、图像清晰，声音流畅，效力完备，避免档案失真失效。电子档案的收集、整
理要逐渐形成一套可推广的统一标准，“只有积极地推行标准化，才能改善和提

高归档、入档档案的质量”。

三、建立电子文件应采取的方法

（一）电子文件的收集
电子文件的特殊性决定了电子文件的收集不同于纸质文件，其收集、积累的

范围、方法和要求也不同于纸质文件。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功
能，所以一般情况下可不保留。但如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动化
检索要求时，或者从保留文件重要过程的信息考虑，则应及时收集和积累。对起
辅助作用或正式作用的文件，也应及时收集，并与其相应的纸质文件之间建立标

识关系，尤其是对无纸化生成的电子文件，应当有严格的措施。必要时，在应收
集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子

文件信息丢失。
（二）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的电子文件进行接收、处
置及存储工作进行业务指导。保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合

的来龙去脉。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即
只能读不能写和不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电

子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会作用。
（三）解决好电子文件的保存问题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信
息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑

料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气
体的侵害。但是，由于电子文件形成时间短，缺乏实际贮存验证，所以，在电子

文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课
题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

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