Page 39 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

第一章 档案管理概述

的严谨、细致、公正的优良品质，成为电子档案建立、管理过程中的质量“把

关人”。
（二）程序规范
“程序规范”是电子档案收集、整理的第二个基本原则，遵循必要的程序是
保证电子档案质量、提高电子档案管理效能的必要环节。电子档案的收集、存

储、调用等要遵守必要的程序，如审核传统载体档案的真实性，对传统载体档案
进行保护性处理，登记并确定传统载体档案的保密密级，通过电子设备将传统载
体档案转为电子档案，或将电子文档归为电子档案，做好电子档案的备份，以及

将电子档案上传到档案管理系统。这些程序环环相扣，每一环的工作都会直接影
响电子档案的质量和利用效能，制定并遵循一定的程序可以加大电子档案的“安
全性”。电子档案收集、整理要遵循“程序规范”的基本原则，其核心是为了保
证电子档案的“安全性”，电子档案的“安全性”与“程序规范”呈正相关。

“程序规范”就是规范电子档案收集、整理的程序，注重档案管理的建章立制，
使电子档案管理的全过程有章可循，保证电子档案的质量。电子档案在收集、整
理的过程中，会面对大量的著录工作，一整套规范化科学化的工作程序与方法会

大大提升著录的工作效率，保证电子档案的质量。档案工作者作为电子档案的实
际操作人，在具体工作中要注意总结高效便捷的工作程序和方法，如分门别类著
录、分级著录等工作程序、录入关键词或主题词等行之有效的程序与方法。电子

档案的收集、整理既需要自下而上积累经验总结提炼档案管理规范，也离不开自
上而下的统一标准和规范。
（三）要素合规

电子档案的收集、整理过程中，要尽可能完备地展现电子档案的背景、案
卷、内容、管理、效力等相关要素，电子档案的要素必须合规。新修订的《中华
人民共和国档案法》第三十七条第二款规定，“电子档案与传统载体档案具有同
等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。作为有法律效力的电子档案必须同时

具备传统载体档案所应具备的完整要素。此外，作为电子档案，应该保证图像清
晰、完整；如果是密级文件，必须要做加密处理，以保证电子档案的真实性、完
整性、可用性和安全性。“要素合规”突出强调电子档案的“完整性”。维护电

子档案的完整性，要从电子档案的数量和质量两个方面着手。其一，始终坚持档
案管理的来源原则、事由原则和全宗原则，在数量上保证电子档案的各要素完

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