Page 38 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式
Construction and Innovative Management of Smart Archives in the Era of Big Data

3.电子文件管理和纸质文件管理方式方法不同
电子文件可以在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期归档，由文件

形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名、封签认证，由档案工作
人员接收登记，按照事由原则性质，设定访问限制级别，以便将来查找利用。电
子文件随时归档，既可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，结合电子文件自
身的特点，快速便捷，还可以避免文件的流失和病毒的破坏。电子文件归档必须

以磁盘或光盘形式移交。依据电子文件的特殊性，电子文件的分类编目等管理方
式与纸质文件是不同，可以达到一级管理，档案部门在接受电子文件的同时，必
须给每份文件编制文件号，根据上、下行文之间的关系，并给出相应的分类号和
档案号。在归档的同时，进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角

度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。在电子文件利用时只需给出文件分
类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的文件及附件，提高工作效率。

二、电子文件管理的基本原则

（一）来源可靠
来源原则与事由原则、全宗原则被称作档案整理的三个原则，来源原则是档
案学的核心理论，也是贯穿档案整理全过程的基本原则。来源原则最初涉及档案

形成主体的来源，后来扩展为“既包括档案形成主体的来源，又包括档案所载事
由（内容）的来源”，来源原则对于有效管理和利用档案具有重要意义。在档案
信息化建设过程中，“来源可靠”成为电子档案收集、整理的首要原则。电子档
案的“来源可靠”是确保电子档案“真实性”的基本保障。“来源可靠”的原

则实际上就是强调电子档案的“真实性”。“来源可靠”指电子档案的母版—
传统载体档案或者是初始的电子文件来源要可靠，从他处接收或下载的电子档案
来源要可靠，上传到电子档案运行系统中的电子档案要保证来源可靠。为保证电
子档案的“来源可靠”，要在档案归档时做好必要的考证，从他处接收的电子档

案要做好档案背景记载以备后续查实，下载的电子档案要保证来自合法合规的网
站或系统，未经审核与查实的电子档案不上传到电子档案运行系统中。电子档案
是信息化时代档案发展的大趋势，各相关部门应该切实重视电子档案的收集、存
储、使用等，电子档案的“来源可靠”不仅依赖于档案管理部门，更离不开所有

参与者的积极主动配合，在电子档案形成的初始环节把好“真实”关。确保电子
档案的“真实性”要求档案工作者不断提升自身的素质和能力，不断锤炼档案人

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