Page 159 - 现代档案管理与档案信息化

第五章 文书档案数字化

确保不同单位、不同系统之间的电子文件能够实现互通和共享，便于电子档案的
长期管理和利用。
（四）安全可靠原则

采用必要的技术手段和管理措施，保障电子文件在归档过程中的信息安全。
防止电子文件被非法访问、篡改、泄露，确保电子档案的存储环境安全稳定，具
备抵御自然灾害、设备故障、网络攻击等风险的能力，实现电子文件的可靠保存
和有效利用。

二、电子文件归档工作流程

（一）归档前准备
1. 制度建设

制定完善的电子文件归档管理制度，明确归档范围、归档时间、归档流程、
责任分工等内容。建立电子文件归档责任追究制度，对未按规定进行归档的行为
进行问责，确保归档工作有章可循。同时，制定电子文件归档应急预案，应对可
能出现的数据丢失、系统故障等突发情况，保障归档工作的连续性。

2. 系统配置
确保电子文件产生系统（如 OA 办公系统、业务管理系统）与档案管理系统
之间能够实现有效对接。通过开发数据接口，实现电子文件及其元数据的自动采
集和传输。对档案管理系统进行相应配置，包括设置归档规则、元数据模板、存

储路径等，使其能够满足电子文件归档的需求。此外，配备必要的存储设备和备
份系统，为电子文件归档提供硬件保障。
3. 人员培训
对涉及电子文件归档工作的人员进行培训，包括电子文件的创建者、管理者、

档案管理人员等。培训内容涵盖电子文件归档的政策法规、标准规范、操作流程、
技术方法等。通过培训，提高相关人员对电子文件归档重要性的认识，掌握电子
文件归档的技能，确保归档工作的顺利开展。
（二）电子文件收集

1. 确定归档范围
根据组织的业务活动和管理需求，明确电子文件的归档范围。一般包括反映
组织主要职能活动和基本历史面貌的电子文件，如重要的公文、合同、会议记录、

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