Page 160 - 现代档案管理与档案信息化
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Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化
科研成果文件、财务文件等。同时，对于具有长期保存价值的电子文件草稿、修
改稿、过程性文件等，也应纳入归档范围，以完整记录文件的形成过程。
2. 自动采集与手动收集
对于在电子文件产生系统中生成的文件，通过系统接口实现自动采集。设置
自动采集规则，按照文件的类型、形成时间、保管期限等条件，定期将符合归档
要求的电子文件及其元数据传输至档案管理系统。对于一些无法通过系统自动采
集的电子文件，如外部接收的电子文件、个人计算机中产生的重要文件等，采用
手动收集的方式。由文件形成部门或相关人员将电子文件整理后，按照规定的格
式和要求上传至档案管理系统，并补充完善相关元数据信息。
（三）电子文件整理
1. 分类与编号
按照既定的档案分类方案，对收集到的电子文件进行分类。常见的分类方法
有按职能分类、按问题分类、按年度分类等。分类完成后，为电子文件进行编号，
编号应具有唯一性和系统性，能够准确反映电子文件的分类关系和排列顺序。例
如，采用“全宗号 - 年度 - 分类号 - 件号”的编号方式，确保电子文件在档案管
理系统中有序排列。
2. 元数据标引
依据元数据标准，对电子文件进行元数据标引。元数据应全面描述电子文件
的内容、背景、结构和管理信息，包括文件题名、形成时间、形成单位、文件格
式、密级、保管期限、关键词等。标引过程中，确保元数据的准确性、完整性和
规范性，为电子文件的检索和利用提供准确的索引信息。
3. 版本管理
对于多次修改的电子文件，要进行版本管理。记录文件的不同版本信息，包
括版本号、修改时间、修改内容、修改人等。在归档时，一般应归档最终版本的
电子文件，但对于重要的修改过程版本，也应进行保存，以便追溯文件的修改历史。
（四）电子文件鉴定
1. 价值鉴定
从电子文件的内容、形式、来源等方面，判断其是否具有保存价值。对于具
有历史凭证价值、学术研究价值、经济价值等的电子文件，应确定为归档保存。
同时，根据文件的重要程度和利用频率，确定其保管期限，如永久、定期（30 年、
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