Page 156 - 现代档案管理与档案信息化

Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化

“形成单位”：填写档案的制发单位全称，若存在单位名称变更等情况，以
档案形成时的单位名称为准。
“形成时间”：填写文件的签发日期，精确到日，格式为“YYYY-MM-DD”。

“保管期限”：根据相关规定和档案价值，确定档案的保管期限，如“永久”“30
年”“10 年”等。
2. 扩展元数据
“文件类型”：区分文件的种类，如“请示”“批复”“通知”“报告”等。

“密级”：若档案有密级标识，如实填写，如“绝密”“机密”“秘密”或
“公开”。
“主题词”：从文件内容中提取能够准确概括主题的词汇，按照主题词表规
范填写，一般不超过 5 个。

（二）照片档案元数据标引
1. 基本元数据
“照片题名”：简明扼要地概括照片的主要内容，如“XX 会议现场照片”“XX
活动合影”。

“拍摄时间”：填写照片的拍摄日期，格式为“YYYY-MM-DD”，若无法
准确确定日期，可填写大致时间段。
“摄影者”：填写拍摄照片的人员姓名，若无法确定，可标注“佚名”。
“照片类型”：区分照片的类别，如“人物照”“活动照”“风景照”“资

料照”等。
“照片格式”：填写照片的存储格式，如“JPEG”“TIFF”等。
2. 扩展元数据
“人物信息”：详细记录照片中主要人物的姓名、身份、位置等信息，多人

时按从左到右、从前到后的顺序依次标注。
“地点信息”：填写照片拍摄的具体地点，精确到街道、建筑物名称等，若
为外地拍摄，需注明省份、城市。
“背景说明”：对照片拍摄的背景、事件、意义等进行简要描述，帮助利用

者更好地理解照片内容。

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