Page 155 - 现代档案管理与档案信息化

第五章 文书档案数字化

3. 审核与修改
完成初步标引后，对标引结果进行认真审核。审核内容包括元数据元素的选
取是否完整、标引内容是否准确、格式是否规范等。可采用交叉审核的方式，由

不同的标引人员相互审核对方的标引结果，或者由经验丰富的标引主管进行审核。
对于审核中发现的问题，及时进行修改和完善，确保标引质量。
（三）标引后处理
1. 数据录入与存储

将审核通过的元数据录入到档案管理系统或相关数据库中。在录入过程中，
要严格按照系统要求的格式和操作流程进行，确保数据录入的准确性。录入完成
后，对数据进行备份，防止因系统故障、数据丢失等问题导致标引工作成果受损。
可采用本地备份和云备份相结合的方式，定期对元数据进行备份，并定期检查备

份数据的完整性和可用性。
2. 建立索引与关联
根据标引的元数据，建立档案的索引体系，方便用户进行快速检索。利用元
数据中的关键词、分类号等信息，构建倒排索引、全文索引等索引结构。同时，

建立档案之间的关联关系，如同一事件相关的不同档案之间的关联、档案与相关
资料之间的关联等，通过关联关系为用户提供更全面、深入的档案信息服务。
3. 文档整理与归档
将标引过程中产生的相关文档，如标引记录、审核记录、修改记录等进行整

理归档。这些文档可以作为标引工作的过程性资料，为后续的质量检查、问题追
溯和工作改进提供依据。按照档案管理的要求，对这些文档进行分类、装订和存
储，确保其安全和可查。

三、不同类型档案元数据标引细则

（一）文书档案元数据标引
1. 基本元数据
“文件题名”：优先使用档案正本的题名，若题名不规范或不能准确反映内容，

可在括号内进行补充说明。如“关于召开会议的通知（202X 年度工作总结会议）”。
“文件编号”：包括发文字号、收文编号等，按照档案实际编号准确填写，
如“XX 发〔202X〕X 号”。

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