Page 154 - 现代档案管理与档案信息化

Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化

料，以便准确理解档案内容，提炼出恰当的元数据。对于专业性较强的档案，如
科研档案、医学档案等，标引人员还需学习相关专业知识，确保能够准确把握档
案的核心要点和专业术语，避免因知识不足导致标引错误。

2. 掌握标引标准与规则
深入学习和掌握既定的元数据标引标准和规则，包括元数据元素的定义、取
值范围、标引方法和格式要求等。参加专门的标引培训课程或学习相关资料，了
解标引过程中的注意事项和常见问题解决方案。定期关注元数据标准的更新情况，

及时学习和掌握新的标准要求，保证标引工作符合最新规范。
3. 确定标引工具与环境
选择合适的标引工具，如档案管理系统自带的元数据标引模块、专业的元数
据标引软件等，并熟悉其操作流程和功能特点。确保标引工作环境稳定，计算机

系统、网络等基础设施正常运行，避免因技术问题影响标引工作的顺利进行。同
时，准备好必要的辅助资料，如标准术语表、分类表等，以便在标引过程中快速
查阅和参考。
（二）元数据标引操作

1. 元素选取
根据档案类型和内容，从既定的元数据标准中选取合适的元数据元素进行标
引。对于文书档案，通常会选取“文件题名”“文件编号”“形成单位”“形成
时间”“保管期限”“文件格式”等基本元数据元素；对于照片档案，除了基本

信息外，还会选取“照片题名”“拍摄时间”“摄影者”“照片类型”“人物信
息”“地点信息”等元数据元素。对于一些特殊类型档案或具有特殊需求的档案，
可根据实际情况适当增加扩展元数据元素。
2. 内容标引

按照标引规则和标准，对选取的元数据元素进行内容填充。在标引“文件题名”
时，应尽量使用档案本身的题名，若原题名不规范或不能准确反映档案内容，可
在保持原意的基础上进行适当修改和补充；标引“形成时间”时，要准确记录档
案的实际形成日期，格式统一为“YYYY-MM-DD”。对于“关键词”元数据的标引，

需从档案内容中提取能够准确概括主题的词汇，一般选取 3~5 个，且关键词之间
要用分号分隔。

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