Page 165 - 现代档案管理与档案信息化
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第五章 文书档案数字化
持程度；主管部门人员则确保验收工作符合政策要求和管理规定。明确各成员职
责分工，确保验收工作有序推进。
2. 制定验收方案
根据档案管理相关标准规范、被验收单位的实际情况以及验收目的，制定详
细的验收方案。方案内容包括验收范围（如某单位特定时间段、特定类型档案的
管理工作）、验收内容（涵盖档案管理各环节工作）、验收方法（如资料审查、
现场检查、系统测试、抽样检验等）、验收时间安排、验收评分标准等，为验收
工作提供具体的操作指南。
3. 准备验收工具与资料
准备必要的验收工具，如档案检查记录表、文件格式检测软件（针对电子档
案）、温湿度测量仪（用于档案库房环境检测）等。同时，收集与档案管理相关
的资料，包括档案管理制度文件、档案分类方案、档案目录、档案数字化工作方
案、信息化系统设计文档等，作为验收工作的参考依据。
（二）现场检查
1. 档案资料审查
对档案管理过程中形成的各类资料进行全面审查，包括档案收集记录、整理
编目资料、鉴定报告、保管清册、统计报表、利用登记记录等。检查资料是否完
整、准确、规范，是否能够真实反映档案管理工作的全过程，通过资料审查了解
档案管理工作流程的执行情况和管理痕迹。
2. 档案实体检查
对纸质档案、电子档案、音像档案等实体进行检查。对于纸质档案，检查档
案的装订是否牢固、整齐，纸张是否有破损、霉变、虫蛀等现象，档案的存放位
置是否与档案目录一致；电子档案则需检查其存储格式是否符合标准、文件是否
完整可用、元数据是否齐全准确、数据备份是否有效；音像档案要检查载体是否
完好、内容是否可正常读取播放等。
3. 档案库房与设施检查
对档案库房的环境条件和设施设备进行检查。查看库房的温湿度是否符合标
准要求（温度一般控制在 14℃ ~24℃，相对湿度控制在 45%~60%），防火、防盗、
防潮、防虫、防光等设施是否齐全且正常运行，档案装具是否符合规范，存储设
备（如密集架、服务器等）的使用和维护情况是否良好。
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