Page 192 - 档案管理的信息化发展探究及实践

Exploration and Practice of Informationization Development in Archives Management
档案管理的信息化发展探究及实践

4. 保存问题
电子新闻档案一般应在电子文件形成或者任务完成后及时收集。可以以一个
季度为单位由新媒体部门移交至单位档案部门集中保管。档案部门收集审核需要
归档的电子文件，对其完整性、准确性进行审核并查杀是否有病毒。对电子新闻
稿件实行电子文件登记管理，对名称、内容、归档日期、文件编号等信息实行登

记，以便查阅方便。鉴于电子文档的特点，最好采取“电脑 + 光盘”的双重保存
方式，以免数据遗失。

第二节 新闻档案的信息化管理策略

一、新闻档案管理信息化建设的意义

（一）提高新闻档案管理工作的质量
社会不断发展，当前已经进入了新闻大爆炸的时期。这使新闻档案管理工作

也日益艰巨，我们通过信息化建设，能够有效地提高档案管理工作的质量，在管
理工作中将新闻档案转变为数字的形式进行存储，既节省空间，也方便携带。信
息技术可以将新闻档案进行科学的分类和处理，能实时地进行远距离传送，同时
还能在接收过程中有效地保证传播的质量。信息技术能使档案管理工作规范化，
为工作人员开展管理工作提供便利。

（二）保障新闻档案安全管理
传统的人工管理工作，由于工作人员的疏忽往往会导致档案管理工作出现差
错，使人们在查阅时出现诸多不便。我们运用信息技术管理档案可以保障档案管
理统一、有序，并且能保障信息档案管理的安全性。信息化管理通过有效的监控，
可以保障新闻档案在传播和存储过程中的安全。对于一些档案管理工作，传统的

管理方式需要较多的人员和较大空间，保存比较麻烦。受到条件的影响，一些时
间久远的档案已经开始变黄。
（三）提高档案的利用率
在传统的档案管理中，保存档案的方式都是采用索引目录的形式。由于没有

开展信息化管理，人们在查阅档案时需要工作人员进行手工操作，这就会导致档
案管理的工作效率比较低下。人们每次需要文件时都需要取出原件，这不利于档
案的保存。我们运用信息技术对档案进行处理就能有效地提高工作效率，减少档

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