Page 197 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第六章 新闻档案的信息化管理及档案的保密性

科学技术来对档案进行安全管理，不仅可以提高对档案的管理效率，还可以依靠
电子信息的方式代替传统的纸质档案，从而节省了成本。
（二）增加电子信息档案管理的安全性
对档案进行管理的工作是一件特别严肃以及要求严格的工作，长时间以来，

大量纸质的档案资料都会存在于限定的空间中，可能会出现发霉、引发火灾等情
况，就会造成不必要的损失。而且，由于档案管理的工作量是非常大的，因此，
就需要更多的人员来对其进行管理。对于这种非专业人员对档案进行管理的模式，
并不利于形成有效的管理机制，甚至还会出现资料泄露的现象，严重危害整个企

业以及社会的稳定发展。而通过对档案进行信息化管理，就可以有效减少管理人
员的数量，进一步提高电子信息档案的管理质量以及管理效率，从而大大降低资
料出现泄露情况的风险概率。
（三）提高电子信息档案的资源利用效率

对档案进行管理的工作内容是相对比较多的，而利用计算机技术来建立数据
库，对信息以及资料进行统一的管理，就可以实现对信息资源的分类处理。相关
部门也就可以在管理人员的授权下，对信息资源进行网络式的访问，从而大大提
高信息资源共享的利用率。而且，这种共享的模式，安全性是比较好的，不仅可

以发挥出信息资源的最大作用，还可以推动信息资源的进一步发展。

三、电子信息档案泄露的途径

伴随着当今时代计算机技术的不断进步与发展，大多数企业都会选择利用电

子信息技术来对档案进行储存管理，这种方法虽然可以提高工作效率。但在极为
复杂的网络环境下，也会存在着信息泄露的情况，这也是当前电子信息档案管理
有待解决的一个重要问题。在当今的网络环境下，不管是对信息进行传输、利用
还是管理的过程中，电子信息档案都会出现被盗窃的风险，而最常见的泄露途径
主要有三种：一是通过网络的传输，将资料信息进行复制；二是利用计算机的各

种接口来进行复制，如 U 盘；三是遭到黑客以及病毒的入侵，从而对电子信息
档案进行复制或者损坏。一旦电子信息档案出现泄露，就会严重影响企业的长远
发展。由此我们可以得知，做好电子信息档案管理的保密工作是十分有必要的。

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