Page 214 - 档案管理的信息化发展探究及实践

Exploration and Practice of Informationization Development in Archives Management
档案管理的信息化发展探究及实践

专业对口、具有良好职业道德的档案管理人员负责档案信息化管理工作，确保专
人负责该项工作；做好工程资料的数据采集工作，对工程重要环节的资料要设定
归档时限，以保证工程项目管理人员与参建单位能随建随收、及时对接，确保归
档资料的完整性；档案审核人员要把好档案资料审核关，做到环环相扣，确保参

建单位可以及时对接施工资料，确保入库档案的真实性、原始性与准确性；加强
与软件开发企业的沟通，构建完善的应用反馈与评价机制，利用适时调整档案入
库标准、定期抽检及后台管理模块等技术方法，规避并改善审查遗漏、查档缓慢、
文不对题及加密不清等问题。

（五）推动信息集成，实现档案信息共享
第一，档案信息化管理及建设离不开人的操作，程序规范、权责明确的人员
分工是确保档案信息化科学管理及建设的基础。建筑企业主管项目建设部门要明
确档案分管领导的责任，选派业务能力强、有责任心的人员负责档案信息化管理

及建设工作，做到职责明确，责任到人。在工程实施中要及时采集有效的档案信
息，并监督项目运行中的薄弱环节或存在的漏洞；项目竣工验收后要根据档案管
理要求及时归档，规避建筑项目整理不规范、资料缺失、超期存放等问题；档案
移交后，档案管理人员要做好档案的日常查询借阅、信息补充等工作。建筑企业

档案管理部门要明确归档范围及保管期限，并选派熟悉建筑工程管理的人员负责
档案管理工作，使档案管理做到责任明确、出入库程序符合相关规范和各项手续
完整等。档案信息化管理系统要做到两个及以上职能部门可以在同一系统上实现
共同管理、无缝对接，从而保障建筑工程档案管理的连续性，避免因时间跨度大

造成资料缺失问题，实现各建筑项目间的信息互通、资源共享。
第二，建筑企业工程项目建设一般由工程管理部门负责牵头，纪检、招标采
购、财务、审计、资产、安保及后勤等部门共同参与，除了及时向相关部门报送
文件及汇报信息外，在资金来源、工程招标采购、国有资产管理、资金来源与支

出情况、后勤服务配合及工程全过程审计等方面，也需要建筑企业各部门之间加
强交流与信息沟通。利用数据集成及后台权限平台，档案信息化系统需要根据工
程实际情况及部门职责确定平台的浏览、查阅权限，把工程档案平台和建筑企业
办公系统及其他业务系统关联起来，从而减少信息资源与人财物力的浪费，提高

部门协作能力与工作效率，强化对施工项目的监督检查，为建筑企业审批及决策
提供依据。

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