Page 59 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第二章 基于安全管理理念的事业单位档案信息化管理研究

要求同样十分严格。在数字化转型的背景下，档案保管工作已经逐步从“双轨制”
向“单轨制”转变，档案工作的对象已经由实体档案向电子档案转变，档案工作
所使用的工具也已经由传统档案的工具向电子工具进行转变。尽管档案工作在数
字化转型之下，其方方面面都发生了变化，但物理环境的温度、湿度以及自然灾

害的影响，无论是在纸质档案时代，还是在数字化转型背景下，对档案以及档案
设备的存放和使用的影响都是十分严重的。
（二）档案信息传输过程安全问题
在数字化转型的大背景下，档案信息的传输大多是以数据的方式进行的。从

数据的存储形式和逻辑结构上看，可以把数据分成结构化、半结构化、无结构化
三大类。结构化数据是一种可以利用二维表结构逻辑来表达文件内容的数据，而
非结构化数据不能用二维表结构来表示它的内容，只能以不同的文档或文件夹的
形式出现，半结构化数据是一种介于结构数据与非结构数据之间的数据。

1. 非结构化数据传输困难
（1）数据量大
据统计，非结构数据的总量要远超过结构化数据和半结构化数据量。国家档
案局发布的《电子档案移交与接收办法》中第十一条规定：“在线移交电子档案

的单位应当通过与管理要求相适应的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符
合要求的电子档案及其元数据，数据结构一般为一张或多张光盘载体内电子档案
的存储结构组合，单张光盘的数据量小于光盘的实际容量。”从档案层面来看，
数字化转型对档案事业发展产生了颠覆性的变革，“双轨制”向“单轨制”的转

变，表明电子档案的地位有了进一步的提升。从档案载体形式来看，尽管电子档
案载体相较于实体档案载体具有相当大的优势，如容量大、空间占比小等，但相
较于纸质档案而言，电子档案庞大的数据量成为档案工作中极大的困扰。尤其是
面临庞大的非结构化数据，无论是其移交和接收都存在很大的安全问题。

（2）对系统依赖性高
由于非结构化数据本身的特性是无法使用二维表结构进行表达的，而是以各
种类型的文件或者文件夹的形式存在，因此非结构化文件需要有能够接纳不同结
构类型的文件的系统才能进行文件的传输。并且由于文件类型的不同，非结构化
文件彼此之间的兼容性差，比如以 doc 格式保存的档案文件需要用 Word 或 WPS

才能查看，而 PDF 格式的文档就要使用专门的 PDF 阅读器才能查看，如果应用

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