Page 63 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第二章 基于安全管理理念的事业单位档案信息化管理研究

到馆资料利用者下降至 20.3 万人次，资料利用次数为 41.8 万册次。
（四）档案信息长期保存安全问题
电子文件在数字化的过程中处于物理结构（载体）与逻辑结构（信息）相分
离的状态，因此档案信息在长期保存阶段的安全问题从其载体安全和信息内容安

全两个角度出发。
1. 物理保存安全问题
物理保存，也叫比特保存，是指在储存介质老化、逐渐淘汰、火灾、水灾等
自然灾害发生后，对其所存资料的内容进行复原的能力。与档案信息生成系统不

同的是，物理保存系统重在解决硬件过时的问题。
（1）档案信息载体的寿命问题
档案的数字化转型是借助数字技术，依靠数字平台进行的一场有关载体转变
的深度变革。档案资料的内容已不再依赖于纸质资料，而以电脑、网络技术、文

字、影像、影像等形式储存于硬盘、光盘等载体中。与传统档案载体相比，硬盘、
光盘等载体体积较小，便于存储，满足了当今时代人们对文件使用的方便程度。
但同时，数字化转型背景下的档案信息也存在载体寿命的问题。由于硬盘、光盘
等档案信息载体以及实现档案信息生成、传递、利用保存的计算机等媒介对外界

环境的要求是极高的，任何外界环境的变化都会影响到设备，从而缩短信息载体
的生命周期，给文件资料带来了巨大的损失。另外，由于文件载体本身就有其特
殊性，在实际操作中，必须通过专业的技术手段来判定其是否能够正常使用，所
以在日常管理中，有关人员无法准确地判定载体的状态，从而限制了载体的储存

和保存，同时，科技的发展与更新速度也非常之快，使得文件的存储和使用时间
都会大幅缩短。
（2）档案信息系统过时的问题
在档案信息的长期保管中，除了数字载体的使用年限问题之外，档案信息的

查询也是亟待解决的问题。在数字化转型的背景下，档案信息的生成、毁灭、保
存都要依靠计算机系统来完成，而在大数据时代，电脑软件系统也在不断更新，
随着科技的发展，电子文档的检索系统已经跟不上计算机软件技术的发展，不能
满足人们的日常生活。在市场经济的发展和推动下，计算机和互联网技术的发展

速度远远超过了人们的想象，而在这个快速变化的时代，档案资料的长期存储成
为一个巨大的挑战。

51