Page 115 - 档案数字化管理模式与理论研究

第三章 现代档案安全问题及管理方法研究

工作按流程可以分为生成、流转、存储、利用 4 个环节，其中存在很多共性的失
泄密隐患。
（二）档案数字化泄密案件反映出的问题
一是档案数字化工作人员缺乏基本的保密意识和常识，档案管理部门认为外

包公司具备保密资质且只是暂时参与相关工作，仅对原始档案资料进行扫描归档
不会出保密问题，未按要求对相关人员进行保密教育和提醒；外包公司人员则管
理松懈，以追求利益最大化为目标。甲乙双方思想上的麻痹大意，直接为最终的
泄密埋下隐患。二是认知偏差，数字化档案资料是以二进制代码的形式存储在信

息载体的，具有形式虚拟的特点，同时复制和传播数字化档案资料简单便捷，而
且进程容易在计算机技术的“掩护”下清除痕迹，有的档案部门工作人员错误地
以为电子版的档案资料可以随便复制、共享使用，便“监守自盗”，造成国家秘
密知悉范围扩大，最终导致泄密。

档案数字化工作一般外包给专业公司进行，有的档案管理部门没有对有关公
司资质、人员等信息进行审查，当起了“甩手掌柜”，既不规定数字化工作的场
所，也不派专人或采取安装摄像头等技术手段对数字化过程进行全程监管，甚至
对相关的数字化设备也不进行安全检查，使国家秘密处于危险境地，随时可能失

控，自认为“高枕无忧”，实则“危机四伏”。一是档案数字化过程中对于原始
档案的管理，出库和入库、拆封和复原等环节没有交接手续，也不逐卷核对是否
一一对应，不仅会给“有心之人”提供可乘之机，也不利于数字化效率的提升。
二是完成数字化的档案资料在使用过程中，有的人随意复制和打印，缺乏完善的

后台管理机制，没有建立相关台账，出事后做不到对数字化档案的操作“有迹可
循”，为违规和泄密行为留下实施空间。
（三）对加强档案数字化保密管理的警示
档案数字化工作中暴露出来的保密问题本质上是人的问题，只有使有关人员

主观上认识到档案数字化涉及保密工作的重要性、掌握并践行保密工作的知识和
技能，才能为档案数字化工作中扎紧保密的笼子、确保国家秘密安全奠定坚实基
础。要加强对档案数字化工作人员的安全保密教育和技能培训，重点从档案数字
化的重要性、常见的失泄密情形、保密管理要求等方面，结合生动的案例开展教

育培训，确保相关工作人员树立强烈的保密意识，掌握基本的保密常识。
一是要按照国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求，慎

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