Page 120 - 档案数字化管理模式与理论研究

Research on the Mode and Theory of Digital Archive Management
档案数字化管理模式与理论研究

还让信息的搜集变得更加容易，更加快速，可以说是构建了信息搜索的“高速公
路”。这么多的优点，使我们不得不选择将档案管理数字化，替代传统的人工管
理的旧方法。
（二）档案管理数字化中的信息安全风险

将档案进行数字化管理就必须利用计算机和网络，而网络是存在风险的，进
而就是说，我们计算机中的各项档案信息也是存在风险的。这些风险可能是由于
网络中的一些不法分子利用我们的档案信息去从事诈骗或者其他犯罪事宜。尤其
是一些计算机和网络技术水平超高的黑客，凭借自己的技术将档案中的信息弄到

手，或者导致网络瘫痪影响正常工作的进行。例如，可能会因为黑客的入侵导致
档案泄密，也可能因网络瘫痪而影响正常工作的进行等。
（三）档案管理数字化中的信息安全风险的控制
对于在档案管理过程中出现的信息安全风险，我们必须进行控制并提出对应

的解决对策，这样才能保证档案的安全和我们的工作可以正常地进行。我们可以
从以下几个方面来应对。
1. 从档案信息的录入、接收者开始防范
面对着档案信息可能出问题的环节，我们就必须从源头开始控制并预防。对

于档案信息的录入者和接收者要进行规范，首先避免档案信息会从他们这里漏出。
①规范档案信息录入者的行为。我们要制定好明确地规范档案管理者和档案信息
录入者的行为指南，让他们了解自己经手的信息是否可以在互联网上公开发布。
如果能发布的话，应该遵循什么原则，也就是要规范好档案发布的范围和界限以

及保密级别。在规定范围内的档案信息可以在互联网上公开发布，进行调阅。但
要注意，档案的保密程度会随着时间的延长而出现变化，所以我们要根据档案密
级的变化而调整档案的保密还是开放，从而使档案能够更好地让人们利用。而有
一部分档案的级别是不能公开的，如涉及个人隐私的、知识版权的都是需要永久

保密的。这部分档案绝对不能在网络上发布，所以档案管理人员在进行具体操作
的时候，必须既遵守国家的法律规定，又要遵循制定的档案发布规律。这样才能
避免档案对象的合法权益受到损害。②规范档案接收者的行为。档案接收者是那
些对在网上已经发布的档案信息下载或利用的个人或者组织。这些人的行为也必

须加以规范，约束他们尊重别人的知识和版权，不非法占有和伪造，不对档案信
息进行非法修改，自觉遵守约束行为的这些规范。

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