Page 147 - 档案数字化管理模式与理论研究

第四章 档案数字化建设及安全管理分析

权限分明，做到在档案信息数字化过程中的各个环节都有人负责。发生泄密或其
他事故时要有相应的倒查机制。明确电子文件的归档范围，明确电子文件的管理
人员；明确数字档案信息记录备份要求，对备份时间、格式、份数有明确记录，
备份要有专人管理；明确定期对档案数据进行检查的内容和时间标准，指定检查

的人员。

五、数字化档案信息安全的技术及管理保障

（一）数字化信息档案的作用

1. 提升档案信息的存储稳定性
随着社会的不断发展，信息管理和应用已经从纸质版信息逐渐发展转化成为
电子版信息。因此，在今后的社会发展和个人发展过程中，数字化信息档案是不
可或缺的一部分。通过保障数字化信息档案的安全性，能够更好地提升档案存储

过程中的稳定性，保证档案信息不混乱、不缺失，从而使得个人档案和社会信息
档案都能够得到长久有效的保存，极大地提升整个数据信息的存储稳定性，为今
后的数据信息和使用奠定良好的基础，也为社会长久稳定运行提供一定的保障。
2. 提升数据信息的传输效率
数字化档案发展不断成熟，使得传统的纸质档案逐渐减少，这极大提升了数

据信息的保存和使用效率。在传统的档案管理过程中，个人档案和社会发展档案
都以纸质版的形式存在，这就使得整个档案的使用必须以纸质版档案的转移为基
础，在纸质版档案转移过程中，浪费了大量的人力和物力，导致数据信息的传输

效率得不到有效的提升，影响到档案的使用效率。而在数字化档案的应用过程中，
能够通过互联网和计算机实现个人档案和社会档案信息的快速传输，能够有效突
破时间和空间的限制，提升数据信息的传输效率，极大提升了档案管理工作的有
效性和实用性。

3. 提升档案信息的分析和应用水平
传统纸质版档案使用过程中，其档案信息必须依靠档案中的数字记载，通过
人工的方式提取文本信息来获得，这就导致档案数据信息在应用过程中，整体的
应用效率和使用效率比较低下，影响到整体的使用效果。通过数字化档案信息的

建立和应用，能够实现内部数据信息的快速分析处理，应用计算机技术和互联网
技术能够快速、准确地提取档案中的信息关键点，为人们获取和使用档案信息提

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