Page 151 - 档案数字化管理模式与理论研究

第四章 档案数字化建设及安全管理分析

不需要大量的纸制品消耗，因而能够减少对树木等自然资源的浪费，也可以减少
相关单位在人力资源方面上的成本损耗。此外，由于不需要再利用过多的空间去
存储纸质档案资料，因此相关单位还可以减少空间上的浪费，提高了空间的可利
用率。

（二）有利于提高档案管理工作的保密性
在传统的档案管理工作中，档案资料大多以手写或打印的方式通过纸质材料
来进行保存，在时间的浸染下，油墨可能会褪色，从而导致档案资料信息的不完
整。另外，由于缺乏有效的加密手段，因而档案资料可能会存在被篡改的现象。

而充分利用数字化技术在档案管理工作中的优势，能够把档案资料等信息转变为
数据形式进行编辑、整理与保存，并通过技术手段对其进行加密处理，因而提高
了档案管理工作的严密性，使档案资料能够真实有效地反馈给调阅者，提高了档
案资料的可利用率。

（三）有利于提高档案管理工作的效率
在传统的档案管理工作中，当相关人员需要对档案资料进行调阅时，往往需
要档案管理工作人员先将档案资料进行归档后，才能进行查询与调阅，极大地降
低了工作效率。而充分利用数字化技术在档案管理工作中的优势，能够十分简单

且快速地处理档案资料信息的归档工作，并且在对档案资料进行查询与调阅时，
仅需要几个简单的指令即可直接查找到相关资料，不仅快捷而且准确，还能够进
行远程操控处理，极大地提高了工作效率，提升了档案资料的有效性。

二、档案信息安全管理技术要点

（一）本地计算机设备与应用保障技术
本地计算机设备与应用保障技术主要包括身份认证技术与系统容灾技术。
第一，就身份认证技术来说，其主要的作用就是对操作者的身份进行识别，判断
其是否有权限进行操作，从而维护档案信息管理的安全性。一般来说，身份认证

的方法有静态密码、动态口令牌、短信密码、生物识别技术等。目前，身份认证
技术在档案信息的安全管理中被广泛应用。第二，就系统容灾技术来说，主要就
是指将本地的数字档案信息保存在异地的系统内，这样即使本地数字档案信息因

受到水灾、地震等重大地质灾害的影响也不至于导致档案信息的丢失，增加了档
案信息的安全性。除此之外，通过系统容灾技术可以进行独立自建或联合共建社

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