Page 162 - 档案数字化管理模式与理论研究

Research on the Mode and Theory of Digital Archive Management
档案数字化管理模式与理论研究

3. 文件管理风险
在国家信息化建设过程中，地方档案部门不能参与电子档案规范文件的制定，
中央与地方的档案部门在文件管理中难以协调，不利于电子档案文件管理。许多
单位对电子档案的认同性并不高，主要依赖纸质型档案文件，无法对电子文件进

行规范管理。在生成电子文件过程中，相关单位无法完整保管纸质性文件的数据
资源，使档案数据缺乏真实性，档案建设过程中数据信息丢失事件时有发生，加
大了电子档案建设过程中文件管理的难度。此外，中国电子政务体系尚未对电子
档案文件的基本适用范围进行准确界定，电子文件在网站、邮件系统和数据库等

信息载体中无法发挥原有功能，档案文件查找利用不当现象显著。在文件管理过
程中，操作人员无法有效利用除了电子档案文件文本之外的图形、图像以及多媒
体材料，致使大部分有价值的数据资源在操作过程中流失，难以实现电子档案文
件的有效管理与应用。

4. 内部监管风险
当前，档案工作人员在进行档案建设过程中，对电子档案建设工作并不重视，
人员之间没有明确分工，致使电子档案建设面临内部监管风险。首先，档案工作
人员的档案监管意识薄弱。在信息化时代，相关部门依据上级要求对电子档案实

施社会管理，但在实施过程中对电子档案监管采取“一推了之”的策略，将监管
权限完全推给社会，使电子档案内部监管处于失控状态。其次，档案工作人员职
业能力欠缺，电子档案建设面临质量不达标危机。一些企业认为，电子档案建设
无法为其创造有效的社会价值，在不担负任何监管职责的情况下，调配一些能力

不足的人员进行电子档案建设，使电子档案质量良莠不齐。最后，档案工作人员
之间不具备互相监管能力，难以衔接电子档案建设环节，使电子档案建设面临信
息泄漏风险。整体而言，内部监管属于潜在风险，但都可为电子档案建设带来消
极结果，不利于电子档案建设工作的开展。

（二）电子档案建设风险的防范措施
1. 改善电子档案建设的基础设施环境
电子档案建设受计算机硬件、软件等基础设施的影响较大。在建设电子档
案过程中，我们应改善电子档案建设基础环境，排除档案建设的潜在风险。对于

完善电子档案的硬件系统而言，相关部门需加大对硬件系统的建设投入力度，不
断改善计算机基础设施的配置水平，有效保护电子档案信息安全。而对于计算机

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