Page 182 - 档案数字化管理模式与理论研究

Research on the Mode and Theory of Digital Archive Management
档案数字化管理模式与理论研究

音像档案等各种载体的档案都可以以文本文件格式、图像文件格式，音频文件格
式或视频文件格式转换成数字信息。只有对馆藏档案实行全文数字化，才能利用
网络平台进行传输、便捷利用。有了档案全文数据化信息，查档人员就不需要利
用案卷目录、不进入库房，就能直接在计算机上对档案的检索、查阅、打印，这

样不仅可以提高档案的查阅速度、查全率和准确率，大幅缩短查档人员的等待时
间。同时，还可以避免纸质档案由于长时间和多次翻阅而人为损坏，或由于光线
而使档案变脆，延长了档案的使用寿命，保护了档案实体。对于经常利用的档案，
可通过制作其数字化档案副本代替其利用，也可有效地保护档案原件，避免其进

一步受到损坏。
（2）接收与征集的档案数字化
档案收集不仅限于接收政府、组织部门公共档案的接收，同时也接收非政府
组织机构的个人档案。纸质档案在接收时被扫描成电子档案后，再入库保存，同

时倒入档案馆的数据库中，今后公共档案接收时档案实体及其电子档案并存，以
方便提供利用。个人捐赠的档案及向社会征集的档案，在分类和经过数字化加工
后，分别倒入档案馆藏的数据库中等。
（3）档案信息的收集

档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件，除此之外，档案机构
和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时，必须
确定档案信息的收集范围和来源，按要求进行全面的收集。档案信息主要来源于
两个方面：一是对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的

数字副本，二是直接通过计算机生成和处理的、并由档案机构进行收集归档的电
子文件。随着计算机技术与办公自动化技术的结合，诞生的新生儿——电子文件，
一经产生其信息就以数字代码形式表达。所以，在功能上电子文件等同于经过数
字化处理的文件。由此，直接在计算机中生成和处理的电子文件是重要的档案信

息来源。
（4）档案信息数据库
档案数据库是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条件，
是信息系统的核心。档案信息数据库建设，主要用于档案目录、全文、多媒体等

实体信息，方便档案信息的管理、检索、利用。数据库中储存的是一系列相互关
联的档案信息数据，包括题名、责任者、全宗号，还包括全文、图像、声音、影

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