Page 48 - 档案数字化管理模式与理论研究

Research on the Mode and Theory of Digital Archive Management
档案数字化管理模式与理论研究

来很大的便利，使得档案的管理真正进入无纸化时代。对档案信息进行信息化集
中管理，不仅便于查阅与调取，而且保证了数据信息的安全性与可靠性，用户可
以根据数据键值查找数据，提高了系统的工作效率。目前各种手机软件，PC 端
软件，信息管理系统都提供档案的信息化管理方案。第三，E-mail 档案。企业在

运营过程中，需要各部门的通力合作与信息交流，电子邮件为企业部门间的沟通
提供了便利，如 OutLook 邮件，允许用户传送 100M 的文件信息，也允许用户共
享 PC 端文件夹，信息传达的速度与安全性也为企业的运行提供了安全性与高效
率的保障。第四，影像档案。很多的网站与公司主要的业务就是对图片与音频信

息档案的管理，如用户头像档案、声纹档案、指纹档案等，与其他档案不同的地
方在于，影响信息文件占据更大的内存空间，管理成本更高，为档案管理带来新
的挑战。而影像信息的格式也更加多元化，如图片的 JPG 格式、PNG 格式，声
音的 MP3、MP4 格式等，企业的规模扩大，使得影像信息数据量呈现指数级增长，

利用大数据技术对档案管理创造了可能。
2. 大数据对档案结构的影响
就目前来说，企业档案管理引进大数据技术势在必行。一方面，企业的档案
管理技术参差不齐，系统架构不够健全；另一方面，计算机技术的普及建设存在

滞后性，而对于硬件技术与人员要求较高的大数据技术在目前阶段难以实行。例
如，很多企业不知道大数据技术的存在，专业的技术人员也是重金难求，硬件设
备的不完善等因素都是制约大数据在档案管理领域发挥作用的原因。大数据存储
方法有多种，但它们都有一些共同的特点。即利用硬件的优势，使用可扩展的、

并行的处理技术，采用非关系型模式存储处理非结构化和半结构化数据，并对大
数据运用高级分析和数据可视化技术。云计算是近几年来在大数据管理中发挥巨
大作用的技术，有效解决了数据大爆炸时代的信息化管理危机，将所有的信息上
传到云端，利用分布式管理的方法，进行信息的管理与运作，计算资源得到合理

的配置，提高了整个系统的工作效率。云计算具有“资源共享、快速传递、按需
服务”三大显著特征。这三个特点可以有效缓解大数据对企业档案管理的影响。
基于云计算的信息存储、共享和挖掘为文件管理提供了一个很好的解决方案。基
于云计算的企业档案管理系统不仅具有相对可控性，而且具有存储能力、分析能

力和快速响应能力等难以想象的能力。由于企业档案的保密性很强，考虑云存储
的安全性，档案管理者可以在内部网络中设置私有云存储方式，并在企业网络中

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