Page 76 - 档案数字化管理模式与理论研究

Research on the Mode and Theory of Digital Archive Management
档案数字化管理模式与理论研究

二、信息化时代档案管理工作的创新实践

（一）信息时代档案管理工作的内容
1. 何为信息时代档案管理工作
信息时代档案管理工作的工作原理同传统的管理工作不同，其管理工作建立

在现代化信息技术基础之上开展的，并利用计算机和互联网系统实现档案的管理
整合。档案管理工作涵盖了录入电子档案、收集信息资料、档案检索、档案共享
等。信息化管理方式用电子档案取代以往的实体档案，并借助信息化的管理软件
管理档案信息，并对不同的档案进行细致、明确的分类。不仅如此，信息化档案

管理下高效的档案检索大幅提升了档案信息的价值，杜绝了由于检索复杂而导致
档案信息使用效率低的现象。
2. 信息时代档案管理工作的优势
信息化是档案管理工作的必然发展趋势，信息化档案管理可以充分满足工作

需求。信息化档案管理较以往的档案管理有几个突出的优势：第一，信息化档案
管理具有统一的法律法规；第二，信息化档案管理用电子档案取代了实体档案，
可以借助互联网实现档案的信息共享；第三，信息化档案管理有着巨大的现代化
科技做支撑，可以实现档案管理的自动化。

（二）信息时代档案管理工作的现存不足
1. 实体档案较多、分类检索复杂
尽管中国的信息化档案管理工作已经在各行各业中被广泛地采用，但在实际
工作中还尚存很多不足。在目前的档案管理中，还有很多的单位使用的是实体档

案，档案管理的困难程度因此大大增加，档案管理人员需要付出大量的精力对档
案进行整理，实体档案的存储量越大，档案的分类检索也越困难。不仅如此，由
于实体档案的检索十分复杂，导致大量的档案资源遭到浪费，档案的真正价值没
有得到很好的体现。

2. 管理意识落后、服务理念不足
中国目前的档案管理工作管理意识落后，导致现代化档案管理工作难以取得
很好的进展，并且档案管理的服务理念不足，档案管理服务存在很多的弊端，导
致档案管理工作很难取得进一步的发展。

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