Page 71 - 档案数字化管理模式与理论研究

第二章 档案管理实践创新的思考

进行。企业档案数字化转型工作需要以制度和标准为导向，制度流程约束企业档
案工作，明确管理工作步骤及规范行为，档案管理体制机制合理、管理制度完备、
业务流程有序，是企业顺利开展档案数字化转型的重要基础。为尽快实现档案管
理的科学、有序、规范，满足数字化转型需要，企业档案管理者要大刀阔斧改革

创新传统的档案管理制度与组织机制。第一，档案数字化转型工作中的制度建设
要秉持数据理念，要注意制度与数字化转型相适应和配套，规范应数字化转型涉
猎范围内的档案管理所需制度。数字化转型工作会打破常规档案管理工作，与之
变化较大，不仅是建立电子文件归档和电子档案管理制度，更是将所涵盖内容包

含至所有制度中，规范收集、分类、归档、保管、利用等环节的业务需求。制度
建设还需要注意到应根据实际情况具体分析需求，并有明确的制度解读，做到信
息传递准确，制度具体可行，才能扎实提高数字化档案建设工作的质效。第二，
要做到工作流程明确，尤其是当企业发展到一定规模时，各部门沟通愈发频繁，

要避免出现责任不清，要形成文件从生成、流转到归档的一体化流程，并将流程
制度化。制定“内部单位下级开放，下级对上级申请权限，同级之间申请权限，
外部单位走函申请权限”的数字档案开放的原则，解决企业与所属企业、同级企
业、海外企业之间档案查借阅困难的问题，可以提升企业内外部信息共享利用的

效率。
（三）档案数字化流程的重组
在企业档案管理工作的数字化转型的过程中，“流程”的重要性也在随之增
加，逐步成为数字档案工作的核心。在这个过程中，信息和业务两个流程是不可

分割的，信息随着业务的运转而产生，业务又因为有信息的存在而延续，业务流
程的生成必然带来电子文件的形成、交换、归档等流程。因此在档案管理数字化
转型工作中，要注重对系统平台中电子文件及电子档案管理流程细化的两方面：
在电子文件管理方面，一是面向不同业务采用不同系统流程和平台；二是具备电

子文件监管机制，保障电子文件安全；三是具备电子文件交换的监管体系，对电
子文件及业务的状态进行跟踪；四是对调用过的电子文件进行归档返回。在电
子档案管理方面，一是具备分类、归档作用，对各业务系统流转完成的电子文件
进行收集、整理、归档，且保证数据的真实、完整、可用、安全；二是具备档案

的利用功能，面向所有员工，快捷、便利的可以直接满足用户基本要求；三是具
备完善的权限管理方案，对档案的存取调用有十分详尽的规定。通过流程重组，

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