Page 74 - 档案数字化管理模式与理论研究

Research on the Mode and Theory of Digital Archive Management
档案数字化管理模式与理论研究

（二）档案工作服务创新与信息电子化有机结合
1. 档案管理不再费时费力
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，
费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一

次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数
据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据，打印出档案的背脊、封面、案
卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算
机处理，可以极大地提高管理人员的效率。

第一，检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中
找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化
后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是
空间上都显得更为方便简洁。管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取
最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，极大地减轻了工作人员的

负担。
第二，档案查借工作可控。传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容
易出错，档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同

时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。
2. 提高整个部门的工作效率
实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，
不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集工作和档案的

编研工作，提高职能部门的工作效率。
3. 有效地提供服务
档案管理的信息化，使科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高
工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高研究

整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是各单
位内部的信息中心。
（三）档案信息管理工作的创新
1. 管理模式创新

就目前的状况而言，大部分档案馆（室）属于机关部门，大多是挂靠办公室
之下的，没有独立自主的发展和决策的权利，这种管理模式已难以适应档案管理

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