Page 15 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第一章 档案管理

收集：档案的前身是文件，而文件是随着工作活动分散形成的，为了今后使
用方便，需要对分散的文件加以挑选，择其重要的一部分集中保存，以备今后利
用，这就形成了档案的收集工作。档案收集工作是指文件由分散到集中的过程，
它是档案工作的起点。

整理：收集起来的档案是相对零乱的，因为档案数量较多，内容复杂，为管
理需要和日后查找方便，还需要对零乱的档案进行分门别类，逐步条理化，这就
形成了档案的整理工作。档案整理工作是指档案由零乱到系统的过程，这是档案
工作的基础。

鉴定：由于档案数量日益增多，有些档案失去了保存价值，为防止庞杂，就
需要剔除那些丧失了保存价值的档案，还要区分档案不同的保存价值，以便分级
保管档案和发挥重要档案的作用，这就形成了档案的鉴定工作。
保管：由于自然的和人为的各种因素，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚

至可能遭到突发性的破坏，为了解决档案的不断损毁和长远利用的矛盾，就需要
将档案妥善地保管起来，采取各种保护措施，保证其完整与齐全，尽量延长其寿
命，这就形成了档案的保管工作。
统计：对档案进行科学的管理，首先需要对档案和档案工作的情况进行全面

了解，做到“胸中有数”，因此对档案和档案工作的状况进行数量的统计、分析
和研究，就形成了档案的统计工作。
提供利用：保存档案的目的是提供档案为各项工作服务，充分发挥档案作用。
为了能使档案的作用及时、充分地发挥出来，需要开辟各种途径，采取各种形式

和方式，向利用者介绍档案馆藏，这就形成了档案的利用工作。
档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑
文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借
以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都

形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新
的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的
结构即根据这一目的而设置。其中，每项工作都必不可少，并有一定程序。它们
组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相

互关联、相互制约。例如，价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至
在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

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