Page 37 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第一章 档案管理

前文书档案信息收集难的困境，各部门也都能够按时提交文书档案资料，遇到问
题时，各部门协同管理者共同解决。这样的情况下，文书档案信息获取渠道得以
扩展，收集工作变得简单，整体工作效率也自然得以提高，促使文书档案管理向
着规范化发展。

2. 构建和完善档案管理制度
上文提到，办公室文书档案信息资料内容多种多样，电子文档和纸质文档并
存，信息得以在网络平台中顺利流通，且更具时效性，这样的前提下，有必要构
建和完善档案管理制度，对文书档案管理者行为产生约束。实际工作中，管理者

应严格遵照管理制度，实施符合管理标准的操作，同时明确划分工作任务，有必
要将文档收集、归档工作具体责任落实到每个人身上，使文书档案信息资料从收
集、整理至归档、存储、使用全过程各个环节都严密高效，符合标准。日常工作
中，相关企事业单位可以定期组织管理者开展座谈会，邀请专业人员为其传授最

新档案管理知识，提升文档管理者业务能力和管理能力，以此提高文档信息收集
阶段内容的完整性、文件归档阶段的严密性。此外，文档管理者要规范自身行为，
进行标准化收集、归档操作，其他部门借阅文书档案文件后，管理者应实施跟踪
式管理，以防信息丢失或被篡改。

3. 提高文书档案收集与归档工作信息化水平
信息技术被广泛应用到各个领域，且对各行业发展起到积极意义。对于文书
档案管理工作来说也是如此，管理者若能熟练操作计算机，掌握自动化、现代化
管理技术，则能够更加高效地收集、分析和归档文书档案，并且杜绝了从前由于

人为行为造成的误差，起到事半功倍的管理效果。首先，应根据实际情况，构建
文档管理信息化工作体系，借助计算机、互联网技术，构建各部门与办公室间联
系的桥梁。同时，完善文档管理系统，落实数字化文档网络传输、信息共享体系，
更加高效地进行文档收集、归档和其他管理工作，即便管理者更换，也能第一时

间完成交接，不会造成太大影响。其次，关于一些重大活动、事务或关于利益经
济的文档，对其进行收集与归档时，管理者在保存、备份原始文档后，对文档资
料利用情况要实时监督，发现异常问题及时上报和处理，保证文档安全。最后，
办公室文档管理者作为管理的主体，其专业能力对文书档案收集与归档工作质量

有着决定性影响，因此必须改变管理队伍整体素质参差不齐的现象。可以建立与
健全岗位管理制度和奖惩制度，激励管理者认真完成任务，更加努力工作，为管

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