Page 99 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第三章 档案保护与安全管理

（四）创建电子资料库
为便于档案利用者或管理人员快速检索资料，提高资源的利用率，节约时间，
应当创建一个完善的电子资料库。通过创建信息化、数字化的电子资料库，可以
将电子档案分类归纳到管理系统的特定程序中，然后存储到现有的档案硬盘中。

一旦有档案资料调取需求，可通过登录门户网站，进入指定页面，查询档案资料
是否在库房中以及借阅人和具体时间。而档案库房管理人员可根据反馈信息调查
纸质借阅记录，采取这样的模式可保证档案资料的安全性。总而言之，建立档案
资料数据库，既可以维持档案管理工作的有序运转，又可以提高资料检索效率，

节省时间，压缩管理成本。
（五）注重现代化建设的完善
单纯为档案管理配置计算机设备是无法满足实际需求的。企业管理者应当切
实转变思想观念，在不断提升硬件配套设施信息化、智能化水平的基础上，逐步

优化软件配备。硬件设施的相关元器件主要包括计算机、彩色复印机、立体打印
机、移动存储硬盘等，管理人员可根据档案资料的性质、内容等基本特征，进行
归纳分类，为使用人员提供满足需求的复印件。而软件的应用效率则是客观评价
档案管理人员对智能化系统操控水平的直接途径，同时也是衡量档案管理人员综

合素质的重要指标。完善的管理系统不仅可以简化管理流程，增大档案资料综合
利用率，还能提高档案管理工作质量，切实保证档案资料的完整性与安全性。
（六）强化档案管理人员综合素质
档案管理人员的综合素质直接决定了现代化档案管理模式的执行效果。传统

档案管理多依靠人工干预完成，不仅浪费时间与人力资源，整体管理效果也不尽
如人意，而现代档案管理模式依托多元化信息技术，能够在一定程度上，提升档
案管理效率，强化综合管理效果。为此，企业应当切实强化档案管理人员专业技
能培训与职业素质教育，提升其对智能管理系统的应用水平。此外，要根据档案

管理工作的实际需求，定期组织经验交流会议，以促进档案管理人员的沟通，积
累实践经验。在推进档案管理现代化进程中，由于管理工作量锐减，所需人力资
源配置也相对有所调整。为此，企业应当根据档案管理的实际需求，在优化全职
管理人员配置的基础上，安排兼职人员，辅助全职管理人员高效地、优质地完成

档案管理工作。
综上所述，将多元化信息技术拓展应用到档案库房管理工作中，可切实满

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