Page 180 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

①组卷不规范，编号方案、形式不统一。
②在文书档案中存在案卷标题不规范、问题标注含混不清、卷内无文件级检
索目录、文件标题不全、责任者不明等现象，以至于部分内容未被案卷标题涵盖，
有些文件就很难检索到，从而产生漏检，影响档案利用率。

③组卷规则不规范、不统一，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限
组卷的。
④档案整编工作中对“卷”和“件”概念模糊，对一些文件之间没有互相联
系的文件，没有取舍，统一编档入卷。既不方便利用（按“件”检索、借阅、复

印等），又不利于档案的信息化处理。

四、加强档案信息化管理的几点建议

（一）加强档案基础管理工作

档案的基础性管理工作，是档案信息化建设的前期准备。要对档案实体进行
科学有序的管理，首先，要做好档案实体的前期处理工作。档号的编制要规范，
要统一档号编制方案和档号形式，档号要能正确反映档案的分类和排列次序，以
便于保管和查找。其次，档案著录要规范，尽量采用最精确的词语涵盖案卷的内
容，使用同一个称谓、同一题名，以确保检索点的一致性和唯一性以保证检索点

的准确性。
（二）加快档案管理文档一体化的进程
文档一体化管理是将文件和档案作为统一的系统工程，要加强文件管理的超

前控制，就必须要求单位的文件、档案类目划分和设置要准确、文件转换格式要
标准和规范，使各类文件管理系统都能和档案管理系统的数据接口紧密衔接起来。
档案部门应改变传统档案工作模式，在单位网站的网页上建立电子文件自动上传
的工作窗口，让本单位人员利用本单位的局域网站，足不出户就将电子文件全文
自动上传到档案服务器归档，从而大大提高工作效率和管理水平。

加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档；必
须统一档案信息资源管理的规范，使电子文件的归档、保管、利用等工作实现有
序化、标准化。

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