Page 84 - 现代档案信息化的管理与建设

Management and Construction of Modern Archive Informatization
现代档案信息化的管理与建设

的网络化资源共享。这一阶段，档案形成单位可以通过网络提交预立卷信息，档
案业务指导工作者也可以通过网络查询档案预立卷的目录信息，一旦预立卷工作
审核结束，系统操作就进入移交归档阶段，档案馆接收档案的工作人员可以通过
网络获取档案案卷目录及卷内文件目录，并在接到档案实物后进行核对，在案卷

目录移交清单上签字盖章后完成档案的接收工作，并在此基础上接着录入档案的
分类、编目、标引、存址及保管和利用过程中的信息。这个阶段引入了工作流的
概念，将档案目录信息从源头开始录入并在保管过程中得到持续的完善和跟踪，
同时也可以将开放的档案目录信息发布在门户网站上，提供网络化的查档服务等

工作。档案利用者可以在互联网的任何一个客户端查询档案馆提供的已经开放的
档案目录信息，但对于档案详细内容的查询、检索、浏览和复印等，还需要亲自
到档案馆去完成。

四、档案内容信息的网络化管理与应用阶段

在第三阶段的基础上，进一步借助数字化技术、图像处理技术、文字识别技
术等将开放档案的原始内容进行数字化，以图像、文字等形式发布在门户网站上，
为利用者提供更为方便的查档服务功能。这一阶段的明显特征是档案馆内部的自
动化程度提高了，能够接收电子文件归档，能够进行馆藏档案数字化加工，能够

提供网络化查档服务功能，甚至在电子签名、电子印章、网络安全、数据加密等
技术综合应用后，可以在网上提供档案的凭证效力。档案馆内部的管理规范、流
程合理、自动化处理功能强、内部信息资源实现共享是本阶段追求的主要目标，

如果再将档案馆内部的办公业务也采用办公自动化系统来支持，那么就形成了数
字档案馆的雏形。
目前，中国开展档案信息化建设的大部分档案馆，在信息管理和服务水平方
面仍处于初级管理水平，即档案目录信息的网络化管理阶段，一部分档案馆提供
了卷内文件的网络化查询功能，但从档案目录数据的流程化管理角度而言，还很

难做到各个业务过程目录数据的流程化追加、跟踪和完善。另外，档案基础数据
的不完善也很难实现准确的信息统计功能。因此，还需要在进一步优化业务流程、
规范档案管理的元数据及其格式规范等方面下功夫，只有这样才能使档案目录信

息的网络化应用阶段见到实效。
一些有条件的档案馆已经开始向第四阶段推进，开始接收电子文件进馆、开

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